人事檔案信息化建設創(chuàng)新

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

如何推進干部人事檔案信息化建設

干部人事檔案工作只有與時俱進，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質量，才能更高效地為人事干部工作服務。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產生后把材料據(jù)為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產生的信息，應主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網絡聯(lián)系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網絡聯(lián)系圖，各部門設立一名聯(lián)絡員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學籍材料、職稱評聘材料、培訓材料，五類政審材料，六類加入黨團組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經常收集。檔案管理人員要經常關注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學歷深造、參加各類培訓所掌握的技能、出國等相關信息，廣泛收集材料。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時與相關人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉送或按有關規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術加工，分類準確，編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內容，如內容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標準對檔案材料進行技術加工，嚴把技術質量關，通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對于年中不定期產生的材料，可采取隨時產生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風正派、腳踏實地、責任心強，用科學發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學習人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術，這就要求檔案人員要有一定的學習能力，才能準確領會、掌握和運用相關知識及理論指導。檔案人員要經常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調與溝通能力，并且具有極強的工作責任意識，把當前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德，嚴于律己，認真負責，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務。

高等學校人事檔案管理的重要性及改善對策

高等學校人事檔案管理的重要性及改善對策

高等學校的人事檔案管理工作不僅掌握著人才的全部信息和各種情況，同時對人才的使用狀況及流動狀況也了如指掌。高等學校發(fā)揮人才作用，合理安排使用人才，無論如何都離不開人事檔案。下面是我為大家搜集整理出來的有關于高等學校人事檔案管理的重要性及改善對策，歡迎閱讀!

(二)人事檔案管理的意義。

在中國，人事檔案對人才使用、開發(fā)、管理及流動都具有極大的作用。例如：某人想調整自己的工作，調到更適合自己發(fā)揮專業(yè)特長的地方或單位工作，如若原工作單位不同意其調到其他工作單位。則此人的人事檔案就不能轉出，即使此人離開原工作單位，到新工作單位工作，在沒有人事檔案的情況下，當事人會遇到很多與人事檔案有關的困難和麻煩。如果建立起人事檔案社會化開放式管理模式，所有的人都是社會人，而不是受某個單位限制的單位人，個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統(tǒng)一管理，上述案例不復存在，人才流動更加便利快捷，人才會釋放出巨大的能量，發(fā)揮不同于在一個固定單位的更大作用。因此，在全面深化改革的今天，在信息化、電子化、人才服務社會化的背景下，建立高等學校人事檔案與社會人才管理機構的人事檔案管理的互連互動、信息互享，帶動全社會對人才信息的公開化，讓不僅是所在學校了解和掌握人才信息，整個社會也能了解和掌握人才的真實狀況，使人才不僅在本學校發(fā)揮作用，在社會上也能發(fā)揮其巨大的作用。為建設中國特色的社會主義社會服務。人事檔案管理的重大意義就在于人才的開發(fā)和最大限度地使用人才。

(三)人事檔案社會價值。

高等學校人事檔案管理的信息化、社會化、電子化，可以提高人事檔案管理的效率，能更加充分有效地使高等學校、社會組織或機構了解人才、選擇人才、使用人才，為各個高等學校、社會組織、社會機構及全社會服務。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的管理、利用僅限于本單位內部，嚴重制約了人事檔案的使用價值和利用率。同時也制約了人才的使用、流動及服務社會的作用。高等學校人事檔案管理改革是時代賦予高等學校的歷史使命，高等學校人事檔案管理的信息化、電子化、社會化，是全面深化改革的要求，是社會主義市場經濟的要求，也是對高等學校人事檔案管理模式進行現(xiàn)代化、信息化、電子化、經濟化改革的要求。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，人事檔案管理是封閉的、單一的、不追求使用率及利用率，人事檔案是在各個單位內部人事部門進行嚴密的管理。當今是改革開放的時代，人才的社會性要求越來越高，如果還是按傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進行管理，不進行與時代相適應的改革，就不能夠適應社會的發(fā)展需求，就不能與時俱進，從而嚴重影響和制約了人才的開發(fā)、培養(yǎng)、使用及社會化服務。同時也不符合現(xiàn)代信息化、經濟化、科技化、市場化社會的要求。高等學校人事檔案管理改革就是要改革人事檔案傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新高等學校人事檔案管理利用的高效化、社會化及人才的社會流動化，最大限度地提高高等學校人事檔案的社會利用價值。

(一)加強對高等學校人事檔案管理工作的領導、監(jiān)督、檢查力度。

高等學校的各級領導及人事檔案管理工作的工作人員要重視人事檔案管理工作，領導要經常檢查人事檔案的管理工作，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，且對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題給予及時地解決。高等學校的人事檔案，在人才流動、人才交流、干部選拔任用等方面扮演著極其重要的角色。伴隨著全面深化改革進程的不斷推進，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都會不斷地改革、創(chuàng)新及完善，與之相對應的人事檔案管理工作及制度也會隨之相應地改革、發(fā)展、完善。改革高等學校人事檔案管理工作及制度是時代對高等學校提出的要求，是全面深化改革對高等學校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流動，發(fā)揮人才最大的社會價值與經濟價值對高等學校提出的要求。因此，我們的高等學校一定要在全面深化改革的新的歷史時期加大力度管理好高等學校教職員工的人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的真實性作用、歷史性作用及全貌性作用。

(二)便于人才流動、給人才流動創(chuàng)造便捷、高效的服務。

傳統(tǒng)觀念對人事檔案的認識是，人事檔案只是管理、不要出任何問題(諸如：丟失、損毀等)，對于利用、發(fā)揮其使用價值卻一直認識不夠，沒有充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、人才宣傳、人才使用及公眾對人才的了解和認可等方面的重要作用。

在現(xiàn)代化的信息社會里，宣傳(即：信息的公開和傳播)是現(xiàn)代社會的重要特征，人才的特長是通過可公開的檔案信息傳遞到方方面面的，能夠充分發(fā)揮每個人才的作用，是對國家、社會及單位的重要貢獻，也是對我國社會主義不斷發(fā)展、邁向精神文明、物質豐富的國際化社會的重要貢獻。 創(chuàng)造合理高效、便于流動、信息快捷的人事檔案管理體制，是我國高等學校當前人事檔案改革和發(fā)展的首要任務。高等學校人才的社會流動，推動高等學校之間的競爭、發(fā)展及進步。高等學校人才的校內流動，促進校內各院系的競爭、發(fā)展及最大限度地為國家和社會服務。因此，高等學校的人事檔案管理工作，不僅是人事檔案管理人員的事，更是高等學校主要領導及各級領導義不容辭的重要任務。

(三)改進傳統(tǒng)觀念，充實更新檔案內容。

傳統(tǒng)的人事檔案的內容是政治面貌、年度總結、職稱評定、表彰獎懲等，但是，作為一個高等學校卻恰恰忽略了專業(yè)技術人員(教師及研究人員)的.業(yè)務檔案。對于行政管理人員來說，傳統(tǒng)的人事檔案管理對于人員的流動、變遷、使用還能應付，但是，對于專業(yè)技術人員來說，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在對專業(yè)技術人員的交流、使用、發(fā)揮其專業(yè)特長上，受到制約和限制，不能充分反映專業(yè)技術人員的專業(yè)信息，制約了專業(yè)技術人員作用的發(fā)揮，最終受損失的是我們的國家、社會及專業(yè)技術人才所在的高等學校。

高等學校的作用很多，但其中之一是提供社會服務，高等學校的管理人員是給專業(yè)技術人員提供服務平臺，使其最大限度地發(fā)揮自己的專業(yè)特長，作出貢獻，來影響和提升學校的聲譽、地位、知名度等，給學校帶來價值和利益。因此一個高等學校的社會聲譽、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術人員的作用，要想最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術人員的作用，就要充分做好高等學校專業(yè)技術人員的人事檔案管理工作。

(四)加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設。

人事檔案是人才的信息資源庫，有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，最大限度地發(fā)揮人才的作用，是人事檔案管理工作的突出目的。把先進的科學技術設施設備應用到人事檔案管理中，提高人事檔案的利用效率，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，是人事檔案管理改革的重要任務。高等學校在人事檔案管理改革過程中，要提高人事檔案管理工作的水平和效率，要準確、及時地傳遞人才信息，為人才的需求者提供全面、真實、高效、便捷的人才信息服務?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作已經離不開計算機、網絡等現(xiàn)代化的設備及技術，高等學校的人事檔案管理工作不僅要添加、充實這些現(xiàn)代化的設施設備，還要組織和培訓好人事檔案的管理人員，熟練掌握及熟練使用這些現(xiàn)代化的設施設備，使其為高等學校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。另外，在加強人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設時，還要注意保存好紙制人事檔案，因為數(shù)字化檔案的原始性和真實性較難鑒別。還有，不向外公開的、有密級的人事檔案也以紙制檔案保存為宜。可向外公開的人事檔案，進行數(shù)字化管理，可以有效、快速地為社會服務，省時省力，迅速便捷，節(jié)省經費和人力。人才的利用方和查閱方可以通過已經普及的互聯(lián)網查閱人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事檔案信息，對人才資源進行充分利用，盡量減少人才的閑置和浪費，把人才充分和有效地利用好，使其為國家和社會做出貢獻。

(五)促進人事檔案管理制度的標準化進程。

人事檔案管理的標準化，不僅可以使人事檔案管理人員按國家統(tǒng)一的標準進行人事檔案的管理、操作及提供利用，還可以使人事檔案在流動、參閱、保密等多個環(huán)節(jié)高速、快捷、方便地為利用者服務。高等學校是人才高度集中，人員多、流動頻繁的單位，實行人事檔案管理的標準化，既可以省時省力、減少管理人員、節(jié)省經費和開支，還可以給利用者提供便于查閱、省時省力的便捷服務。

所謂標準化，就是國家按不同的單位及特征制定統(tǒng)一的管理標準，如高等學校的人事檔案不僅有傳統(tǒng)的內容(工作總結、表彰獎勵、工資收入、職務變動等)，還應該給專業(yè)技術人員(教師及研究人員)增加能反映其教學能力、科研能力、學術及專業(yè)水平等項內容。即對于高等學校的專業(yè)技術人員，在檔案中能反映如下方面：

一是能反映出政治素養(yǎng)、道德品行。

二是能反映出貢獻度大小及工資收入。

三是能反映出業(yè)務能力、科研水平。這樣，就能給那些高等學校的主流群體，高等學校賴以生存的支柱，給高等學校帶來聲譽、地位及知名度的專業(yè)技術人員群體在人事檔案中有了比較全面的記載。

高等學校人事檔案的標準化管理也是人事檔案管理制度改革的一項重要內容，人事檔案的標準化管理能大大提高人事檔案的利用率及效率，可以更好、更快捷地提供人才信息，為人才的使用者、管理者服務。

人事檔案管理工作的核心是什么啊？

管理的核心：價值鏈管理。
　　人事檔案管理包括三個方面的內容：
　　一是企業(yè)中哪些要素參與了價值的創(chuàng)造，這涉及到人力資源管理中價值分析問題。過去農業(yè)經濟社會是勞動力和土地，現(xiàn)代經濟社會是企業(yè)家、知識、資本和勞動。對這個問題的認識是人力資源價值鏈管理的基礎
　　二是企業(yè)中這些要素創(chuàng)造了多少價值，這涉及到人力資源管理中價值評價的問題。采用什么樣的價值評價標準和怎樣進行價值評價是人力資源管理中一個最困難的問題。
　　三是如何進行價值分配，包括分配的方式、分配的標準等。

如何做好高校人事檔案管理

如何做好高校人事檔案管理
一、加強領導重視，引進專業(yè)人才
　　高校每年的人才引進計劃中，也含有引進檔案專業(yè)人才計劃，只要領導重視，把計劃落到實處，引進檔案專業(yè)的檔案人才來充實檔案隊伍，改變檔案隊伍的年齡結構，讓檔案管理隊伍充滿青春與活力。對現(xiàn)在職的專、兼職檔案員則定期加強專業(yè)知識的培訓，并在學習經費和時間上給予支持。只有引進專業(yè)人才和在職人員的培訓力度，才能提高檔案員隊伍的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務能力。
二、提高檔案員檔案意識，加強業(yè)務培訓
　　高校應該對所有在職檔案員（不論專職、兼職），都應該加強專業(yè)的理論學習。自己組織專、兼職檔案員進行業(yè)務學習或積極參加各級檔案管理部門組織的業(yè)務培訓。只有不斷充實自己，提高檔案意識，熟悉檔案專業(yè)知識，提高檔案計算機管理水平，使本校的檔案管理工作跟上學校的信息化建設，更好的完成檔案管理工作。
　　只有提高檔案員的檔案意識，才能有效的、及時的、完整的收集檔案材料，完成教師人事檔案、學生學籍檔案材料的整理、歸檔工作。只有所有的專兼職檔案員了解高校檔案對高校工作的重要性，認識新形勢下的高校檔案工作的重要作用和地位，認識到自身工作的價值，增強檔案工作的榮譽感，只有真正從思想上重視檔案工作，才能發(fā)揮高校檔案的價值。
三、增強檔案員服務意識，提高創(chuàng)新能力
　　高校檔案管理雖不是高校重要的的崗位部門，但也是必不可少的部門。高校檔案員應該把被動服務師生變?yōu)橹鲃臃諑熒?。原來檔案員都是坐在辦公室等人上門，領導要啥咱找啥；等著各院系、各部門兼職檔案員將所需的歸檔材料送上門。隨著時代的發(fā)展，數(shù)字化、信息化的推進，檔案員也應更新觀念和工作方法，努力使高校檔案管理工作適應新形勢，從而積極主動的面對師生服務。主動上門、及時的收集、整理應歸檔的文字、聲像、實物材料。與各院系、各部門主動配合、協(xié)調工作。只有擁有現(xiàn)代化、科學的創(chuàng)新理念，在實踐工作中不斷創(chuàng)新、深化工作內涵，才會使高校檔案管理工作更上一個新的臺階。
四、建立獎勵機制，加強經費投入
　　高校領導只有從思想上認識到高校檔案的重要性，加強硬件的投入、軟件升級，給高校檔案員們一個能拓展的空間，才能激發(fā)檔案員的工作熱情。除此外，高校檔案部門是高校人數(shù)較少的部門，常常被忽視，只有制定完善的管理制度、統(tǒng)一的評價標準，給檔案員提供一些晉級機會，做到有職務、有職稱、有指標，不忽視他們的存在，提高他們的工作待遇，這樣才能提高檔案員的工作積極性，工作有目標才能做得更好。