高校檔案信息化建設規(guī)模

高職院校檔案信息化建設

高職檔案信息化管理所帶來的學校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。

摘要：

高職院校檔案信息化建設，能夠有效促進高職學校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術保證。在實際工作中，我們要從觀念上轉(zhuǎn)變對檔案信息化的重視程度，加大檔案管理建設的投入吸引專業(yè)人才的加入，增強檔案專業(yè)人才的培訓和軟件開發(fā)的應用。

關鍵詞：

高職院校;檔案;信息化建設

隨著國家對技術人才的重視，高職院校迎來了前所未有的發(fā)展環(huán)境，無論從國家政策的傾斜，還是企業(yè)對高職人才的追捧，畢業(yè)生的就業(yè)形勢越來越好，相應的報考高職院校的學生越來越多，學生的大規(guī)模增加以及院校自身建設規(guī)模的擴大，都給高職院校的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，然而隨著計算機和網(wǎng)絡的普及，高職院?？梢猿浞掷眠@些先進信息化資源，有效促進高職學校的檔案的整理、收集、保管等綜合管理的先進性，從多方面為高職院校檔案管理提供有力的數(shù)據(jù)支持和技術保證。本文著重從高職院校的檔案管理現(xiàn)狀以及未來信息化在檔案管理應用上做出一點見解。

一、高職院校檔案信息化管理的`現(xiàn)狀

目前，信息化管理是開展檔案管理的主要發(fā)展方向，高職院校的檔案管理工作也有了更多的進步，但依然存在一定的不足之處，具體表現(xiàn)在：

1、高職院校檔案信息化管理意識淡漠?，F(xiàn)在的高職院校在檔案信息化管理上還存在重視程度不足，意識淡漠的現(xiàn)象。有的高職院校因為種種原因，在信息化管理的道路上行動緩慢，原先的老舊檔案管理模式已經(jīng)跟不上形式的發(fā)展，而新的信息化檔案管理模式?jīng)]有跟上，檔案管理主管部門還是以傳統(tǒng)的認識看高職檔案的管理和作用，這種管理意識上的落后，對學生人才的管理，學校的各項事務性管理造成了不小的影響，已經(jīng)不能跟上檔案管理的前進腳步。

2、檔案管理專業(yè)職業(yè)吸引力不足留不住專業(yè)人才。檔案管理專業(yè)人才可以有效提升整個院校的檔案管理的檔次和水平。由于檔案管理人員的工資待遇沒有較強的吸引力，同時由于在職位升遷，職稱評定中和院校的專業(yè)教師沒有競爭優(yōu)勢，所以在檔案管理人才的引進上和專業(yè)人才的使用方面還存在著“引不進來，留不住”的尷尬境地。現(xiàn)在從事檔案管理的人員大多以臨近退休人員或者不具備信息化管理能力的人員擔任，人才的缺乏阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。

3、現(xiàn)有的信息化檔案存在信息準確性不足和開發(fā)利用上的缺失。信息采集和錄入工作是整個檔案信息工作的基礎，也是整個信息能否順利開展延伸服務的重點，在檔案輸入的初期有存在檔案輸入不嚴謹，反映在檔案上就出現(xiàn)了需要用時調(diào)不出真實信息的現(xiàn)象。在現(xiàn)有的已經(jīng)開發(fā)檔案信息處理軟件的使用上，還存在檔案管理人員不了解軟件其它附屬功能的現(xiàn)象，還有的開發(fā)軟件的開發(fā)商對實際使用調(diào)研不足，出現(xiàn)了實際使用中信息使用不匹配的現(xiàn)象，這些細節(jié)問題與高效實用的軟件開發(fā)要求不相符。

二、高職院校檔案信息化建設的思考

推進高職檔案管理的信息化進程，能很好的解決當前檔案管理方面的各種困難，讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學，可以從以下幾個角度入手：

1、觀念上的轉(zhuǎn)變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發(fā)展離不開相關人員的細想一時的轉(zhuǎn)變，在高職院校比較發(fā)達的地區(qū)，檔案管理已經(jīng)與學校的管理創(chuàng)新相結(jié)合，走出了一條快速發(fā)展之路，相關院?？梢越M織管理人員到高職管理模式發(fā)展較好地區(qū)學習先進的經(jīng)驗和管理模式，將相關經(jīng)驗結(jié)合本院校的實際情況進行整合，推出適合自身發(fā)展的管理模式。同時上級主管部門可以將信息化檔案管理作為學校發(fā)展的重要技術指標來納入考核，督促學校加緊建設信息化檔案管理平臺。

2、加大檔案管理建設的投入吸引專業(yè)人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來的學校管理提升是顯而易見的，較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入，需要加大對學校檔案信息化的投入，同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道，有助于人才水平的發(fā)揮。硬件軟件設施可以采取向上級部門爭取一定的專項資金，利用資金建立或者改造平臺。人員的待遇問題需要學校相關領導對學校的工資基數(shù)和職稱評定分數(shù)進行調(diào)整，制定公平的人員管理機制，提高檔案管理人員的工作動力。

3、增強檔案專業(yè)人才的培訓和軟件開發(fā)的應用。專業(yè)的培訓可以有效提高信息化準確性不足的問題，輸入信息不準確主要是對軟件使用不熟練造成的，可以安排軟件開發(fā)者與學校的管理人員進行一對一的或者是講座形勢上的授課和交流，將軟件的特點和細節(jié)了解清楚。加強軟件開發(fā)與未來學校發(fā)展信息需求的聯(lián)系，著眼未來，使檔案管理跟上學校發(fā)展的節(jié)奏。

三、結(jié)束語

總之，縱觀國際工業(yè)強國的立國之本，就是以高職畢業(yè)生為主的人才，我國在高職人才的使用上還存在人才的信息不透明，企業(yè)對信息的真實性存在質(zhì)疑等問題。這些問題需要管理部門提高認識，深化檔案管理部門的服務理念，加強檔案管理信息化制度化的建設來解決。

參考文獻：

[1]張海燕.大數(shù)據(jù)時代用戶需求視角下高職檔案信息服務模式應用的研究[J].電子技術與軟件工程.2015(07)

[2]郭玲.網(wǎng)絡環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享模式與策略研究[J].辦公室業(yè)務.2016(08)

高等學校檔案管理辦法

第一章　總則第一條　為規(guī)范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。第二條　本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。第三條　高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。第四條　國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。

　　國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內(nèi)負責對高校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。第五條　高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：

　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行國家關于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學校檔案工作規(guī)章制度；

　　（二）將檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發(fā)展；

　?。ㄈ┙⒔∪c辦學規(guī)模相適應的高校檔案機構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設備以及經(jīng)費；

　　（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

　　分管檔案工作的校領導協(xié)助校長負責檔案工作。第二章　機構(gòu)設置與人員配備第六條　高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。

　　具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：

　?。ㄒ唬┙ㄐv史在50年以上；

　?。ǘ┤罩圃谛Ｉ?guī)模在1萬人以上；

　?。ㄈ┮鸭斜９艿臋n案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。

　　未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。第七條　高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學校檔案的專門機構(gòu)，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

　　需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據(jù)實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構(gòu)的分支機構(gòu)。第八條　高校檔案機構(gòu)的管理職責是：

　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作；

　　（二）擬訂學校檔案工作規(guī)章制度，并負責貫徹落實；

　?。ㄈ┴撠熃邮眨ㄕ骷⒄?、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案及有關資料；

　?。ㄋ模┚幹茩z索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；

　　（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

　?。╅_展檔案的開放和利用工作；

　?。ㄆ撸╅_展學校檔案工作人員的業(yè)務培訓；

　?。ò耍├脵n案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；

　　（九）開展國內(nèi)外檔案學術研究和交流活動。

　　有條件的高校檔案機構(gòu)，可以申請創(chuàng)設愛國主義教育基地。第九條　高校檔案館設館長一名，根據(jù)需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據(jù)需要可以設副主任一至二名。

　　館長、副館長和綜合檔案室主任（館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構(gòu)負責人），應當具備以下條件：

　?。ㄒ唬嵝臋n案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術職務任職經(jīng)歷；

　　（二）有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；

　?。ㄈ┠旮涣姡眢w健康。第十條　高等學校應當為高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員。

　　高校專職檔案工作人員列入學校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學校根據(jù)本校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務確定。第十一條　高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務知識和相應的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。第十二條　高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。第十三條　高等學校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應當按照法律法規(guī)的有關規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規(guī)定予以補助。第三章　檔案管理第十四條　高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

高校地質(zhì)資料管理信息化建設若干問題的思考

黃少芳 劉曉鴻 張俊芳 張 瑛 孫 玲 安玉娟 葉育紅 李曉秋

（中國地質(zhì)大學（北京））

摘 要 加快地質(zhì)資料信息化建設是時代發(fā)展的緊迫要求，高校數(shù)字校園為數(shù)字資料檔案館建設提供了契機。本文結(jié)合當前高校在地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀、需求和存在的問題，重點探討了推進高校地質(zhì)資料與檔案管理數(shù)字化和信息化的核心任務和發(fā)展對策。

關鍵詞 高校 地質(zhì)資料 信息化 管理

地質(zhì)資料是地質(zhì)工作者智慧和勞動的結(jié)晶，是地質(zhì)事業(yè)發(fā)展的記錄，是珍貴的社會財富，也是經(jīng)濟建設的重要依據(jù)[1]。地質(zhì)資料包括成果地質(zhì)資料、原始地質(zhì)資料、實物地質(zhì)資料。地質(zhì)資料服務于社會，體現(xiàn)了地質(zhì)工作成果的價值。國土資源規(guī)劃與管理、開發(fā)和利用，以及地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘查、工程建設、國防安全等許多行業(yè)，都對地質(zhì)資料的開發(fā)利用具有十分廣泛的社會需求。隨著時代的發(fā)展和信息技術的進步，地質(zhì)資料的管理、開發(fā)利用以及社會服務的方式和手段，正在發(fā)生巨大的變化。在信息技術迅速發(fā)展的當代社會，地勘行業(yè)地質(zhì)資料與信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設在加快推進。地質(zhì)學家提出建設“數(shù)字地球”，高校也在大力推進數(shù)字校園建設，加強地質(zhì)資料與檔案管理的數(shù)字化和信息化建設，也是當前高校資料管理部門面臨的重要研究課題和工作任務。加快資料檔案的數(shù)字化建設，提高信息化程度，建立數(shù)字資料檔案館，是高校資料與檔案管理的發(fā)展趨勢和工作目標，也是適應當今信息化社會和數(shù)字化時代的必然要求。如何構(gòu)架和加快推進資料檔案管理的信息化和集群化，是資料檔案管理者需要認真思考的問題。

1 加快地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設是時代發(fā)展的要求

1.1 技術進步與社會發(fā)展，驅(qū)動了地質(zhì)資料信息化建設

當今社會是信息化大發(fā)展的時代。我國將信息化建設列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要內(nèi)容。在我國《國民經(jīng)濟和社會發(fā)展十二五規(guī)劃綱要》中，提出了“推進經(jīng)濟社會各領域信息化和全面提高信息化水平”的目標和任務，信息化建設已經(jīng)貫穿于我國經(jīng)濟建設和社會發(fā)展的各個領域。21 世紀的今天，數(shù)字化與計算機技術瞬息萬變、飛速發(fā)展。在信息化建設迅猛推進的社會背景下，傳統(tǒng)的資料與檔案管理面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)和發(fā)展的機遇。地質(zhì)資料與檔案管理工作必須緊隨時代的潮流和步伐，利用現(xiàn)代信息技術提高管理能力和服務水平勢在必行，使高校地質(zhì)資料與檔案的管理和服務逐步走向數(shù)字化、網(wǎng)絡化和信息化。

1.2 高校數(shù)字校園建設的需要

隨著計算機網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，現(xiàn)代化信息與網(wǎng)絡成為我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞑豢扇鄙俚闹匾ぞ吆褪侄?，信息化管理的程度和信息資源開發(fā)利用與服務的效益也成為衡量高校技術管理水平的標志之一。數(shù)字校園建設為加快高校資料檔案信息化建設提供了重要的契機和條件。加強高校信息化管理，建設數(shù)字化校園，給高?，F(xiàn)有的資料檔案管理工作模式與運行機制帶來了巨大挑戰(zhàn)，由實物（紙質(zhì)文件、照片、聲像、影像等）館藏模式轉(zhuǎn)向?qū)嵨镳^藏和館藏數(shù)字化并存，并通過計算機網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)建設，將資料檔案管理信息化融入高校數(shù)字校園建設。

1.3 服務于高校教學科研工作的需要

高校的主要任務是培養(yǎng)人才尤其是專業(yè)技術人才，中國地質(zhì)大學更是肩負著培養(yǎng)地球科學人才的重任。建校 60 年來，培養(yǎng)了大批地學專業(yè)人才。隨著辦學規(guī)模的擴大，科研工作量的劇增，教學和科研工作對地質(zhì)資料使用需求急劇擴張，對地質(zhì)資料的管理與服務提出了更高的要求，具體表現(xiàn)在野外工作對地形圖的使用數(shù)量和頻次增多，研究生撰寫學位論文對地質(zhì)報告和文獻資料的查詢檢索率直線上升，科研人員對成果資料的調(diào)閱使用量驟然上升。因此，常規(guī)的手工資料管理模式已經(jīng)難以滿足當前的需求，只有全面推進資料與檔案管理的信息化建設，才能提供更加高效快捷準確的管理與服務。

2 高校地質(zhì)資料與檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 現(xiàn)狀分析

中國地質(zhì)大學（北京）資料檔案工作是從 1976 年以后逐步恢復的。我校自 1997 年以來開始利用計算機進行資料檔案管理；2004 年使用了資料檔案管理系統(tǒng)建立資料檔案目錄數(shù)據(jù)庫，逐步替換了手工目錄的查詢，提高了資料檔案檢索的速度和準確度，簡化了檔案檢索目錄制作過程，大大提高了資料檔案管理的工作效率。

我校保存的地質(zhì)資料主要包括歸檔的科研成果資料、地形圖和地質(zhì)報告、研究生學位論文等。其中有兩種屬于保密資料，一種是國家基礎地理信息中心制作的基礎測繪成果資料，屬于國家秘密；另一種是歸屬于全國地質(zhì)資料館的國家非公開性成果地質(zhì)資料。近年來，我校在借閱、購買和使用“國家非公開性地質(zhì)資料”和“國家秘密基礎測繪成果資料”過程中形成了一套切實可行、較為規(guī)范化的管理制度。2011 年，根據(jù)國家對涉密資料加強安全管理的要求，我館對地形圖等保密資料進行了系統(tǒng)清理核查，在制度上和措施上保障了涉密資料的安全使用。

在資料檔案信息資源建設方面，我校分期分批對館藏紙質(zhì)資料檔案進行掃描和數(shù)字化處理。資料檔案的數(shù)字化工作，在保護紙質(zhì)檔案的同時，也大大提高了檔案利用效率。當前我校資料檔案的數(shù)字化工作正在有序推進，館藏資料的數(shù)字化工作采取檔案館自己整理，委托專業(yè)掃描掃描制作驗收后入庫的方式。截至目前，我校已投入專項經(jīng)費近百萬元專門用于館藏檔案數(shù)字化工作，配置了存儲檔案數(shù)據(jù)的專用服務器及大容量磁盤陣列等設備，館藏資料檔案的數(shù)字化率已達 60%。

地質(zhì)資料在環(huán)境、工程、城建、交通等領域也具有廣泛的用戶，根據(jù)掌握的情況，不同高校對地質(zhì)資料的管理形式各有不同。例如在一些設有地學專業(yè)的綜合性大學，管理部門設在地學專業(yè)所屬院系。而一些未設地學專業(yè)的高校，也有個別科研工作涉及地質(zhì)資料的使用，在此情況下，對于地質(zhì)資料的管理還處于缺位，沒有專門的管理部門負責地質(zhì)資料的管理，科研人員通過申請獲得的地質(zhì)資料的安全管理處于游離狀態(tài)。

2.2 發(fā)揮的作用和成效

資料檔案信息化將成為“數(shù)字校園”建設總格局中一個重要的組成部分。當前，高校的資料與檔案的信息化建設正在大力推進，數(shù)字資料檔案館的建設在國內(nèi)眾多高校中如火如荼地進行著。資料檔案的數(shù)字化建設和信息化管理為高校的科研、教學和政務管理等提供了更高水平的服務，在服務高等教育的決策咨詢、宣傳教育、信息傳播、考證利用、資料開發(fā)利用和學術交流等方面發(fā)揮了重要作用。

2.3 存在的問題

雖然高校資料檔案的信息化建設都在積極推進，但是由于各種主觀和客觀因素的制約，總體上信息化程度還不高，需要加大投入和開發(fā)的力度，進一步加強和推進資料與檔案管理的信息化建設。

（1）數(shù)字化程度和信息化水平還不高。與國土資源行業(yè)部門的地質(zhì)資料管理專業(yè)機構(gòu)相比較，地質(zhì)類高校的地質(zhì)資料信息化建設還處于較低水平。有些高校還處在手工目錄查詢階段，館藏資料的數(shù)字化程度較低，還沒有構(gòu)建系統(tǒng)化的管理體系和服務平臺，與院系和行政管理部門的在線數(shù)據(jù)鏈接與信息傳輸和服務系統(tǒng)還不完善。

（2）基礎建設滯后，發(fā)展能力不均衡。由于多種客觀原因和各類高校的自身發(fā)展情況不同，高校資料檔案館的建制和業(yè)務發(fā)展十分不平衡，與社會同級的資料檔案館相比，多數(shù)高校的資料檔案館在基礎設施、館藏資料數(shù)字化、信息化和服務平臺建設、業(yè)務體系構(gòu)建和人力資源條件等方面存在一定的差距，特別是基礎建設的軟硬件裝備和環(huán)境亟待更新和改善，需要領導重視，增加投入，加強基礎建設。

（3）涉密安全的制約。個別高校由于科研成果資料涉及國防和國家軍事安全，涉密級別高。為了安全保密，對資料的管理還在沿用傳統(tǒng)的手工和物理方式，數(shù)字化、網(wǎng)絡化和信息化成為涉密安全的壁壘，涉密安全保障技術成為制約信息化建設的瓶頸。

3 加快高校地質(zhì)資料數(shù)字化建設與信息化管理的對策與建議

如何管好、護好、用好珍貴的地質(zhì)資料，是資料管理者需要認真思考的問題。高校資料檔案管理的信息化建設是一項系統(tǒng)工程，需要學校的重視與支持，需要學校各院系和各部門的協(xié)作，需要資料管理部門在觀念和理念上開拓創(chuàng)新，充分利用計算機與網(wǎng)絡等信息技術和手段，加快數(shù)字資料檔案館的建設。

3.1 信息化工作的核心任務是建設數(shù)字資料檔案館

數(shù)字資料檔案館是應用現(xiàn)代信息技術對數(shù)字資料檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并借助網(wǎng)絡平臺，通過信息集成管理系統(tǒng)，提供資料信息服務和共享利用。實現(xiàn)數(shù)字資料檔案館是信息化建設的目標，因此資料檔案的信息化工作應該圍繞數(shù)字檔案館建設，以數(shù)字檔案資源為對象，以計算機網(wǎng)絡技術為手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料檔案實體管理逐步發(fā)展成以各種數(shù)字資料檔案資源為對象的電子文件管理，建立資料檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，通過集成式數(shù)字化業(yè)務工作平臺進行信息資源的數(shù)字化管理和服務。圍繞這一核心目標，近期主要任務有：館藏資料的回溯性數(shù)字化、資料目錄數(shù)據(jù)庫建設、全文資料數(shù)據(jù)庫建設、數(shù)據(jù)庫建庫指南和相關標準制定、新歸檔資料的電子文件入庫、資料檔案綜合管理信息系統(tǒng)建設等。

3.2 地質(zhì)資料與檔案資源的數(shù)字化是信息化建設的基礎

地質(zhì)資料管理的信息化建設，其首要工作是進行資料的數(shù)字化[2]。對于有些不宜數(shù)字化的個別資料與檔案，可以實現(xiàn)目錄的數(shù)字化。資料與檔案資源的數(shù)字化是整個信息化建設的關鍵環(huán)節(jié)和必要條件，因此要做好地質(zhì)資料與檔案在收集、征集、匯交和接收過程中的數(shù)字化建設和電子文件的管理，加強與學校各院系和各部門的溝通聯(lián)系與協(xié)調(diào)合作，健全資料檔案工作網(wǎng)絡，對于在各種科研、教學和行政活動中形成的地質(zhì)資料與工作檔案，按照有關規(guī)范要求及時進行整理、立卷、歸檔和入庫（包括實物庫和數(shù)據(jù)庫）。

3.3 信息資源的網(wǎng)絡運行體系是信息化建設的基本保障

網(wǎng)絡運行體系建設是地質(zhì)資料與檔案管理信息化建設的最基本保障，數(shù)字化存儲的資料信息資源需要依靠網(wǎng)絡體系得以體現(xiàn)并發(fā)揮高效作用。局域網(wǎng)環(huán)境支持下的信息管理系統(tǒng)不僅能實現(xiàn)網(wǎng)絡查詢?yōu)g覽等基本功能，更要具備對數(shù)字化資料的“收、管、存、用”四項主體功能，還能夠保障對資料檔案數(shù)據(jù)的導入導出和對數(shù)據(jù)的安全管理；以網(wǎng)絡化的方式將分散的電子資料檔案信息資源進行連接和集成，實現(xiàn)對分布式的資源共享和不受時間、空間限制的現(xiàn)代化管理，通過建立完善的信息網(wǎng)絡來實現(xiàn)資料的網(wǎng)絡化管理與服務。

3.4 健全地質(zhì)資料信息化管理的規(guī)范化和標準化體系

標準化和規(guī)范化是數(shù)字環(huán)境下地質(zhì)資料信息管理的前提條件，資料檔案信息化建設對資料檔案工作的標準化提出了更高的要求。數(shù)字化地質(zhì)資料信息管理的發(fā)展方向是國際化、標準化、專業(yè)化與集成化，地質(zhì)資料信息標準體系建設要具有兼容性、一致性、可持續(xù)性和動態(tài)發(fā)展性，建立和完善地質(zhì)資料的規(guī)范和標準體系，包括地質(zhì)資料匯交的規(guī)范、網(wǎng)站和數(shù)字化資料館的規(guī)范、對軟硬件系統(tǒng)的技術規(guī)范和元數(shù)據(jù)規(guī)范等[3]。例如在網(wǎng)絡化的環(huán)境下對資料檔案信息的采集，為最大限度地滿足用戶的多方面需求，實現(xiàn)存取海量信息的有效性，必須采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標準。在文本、圖像、音頻、視頻等資料檔案信息資源多樣性的情況下，只有按照統(tǒng)一的標準規(guī)范進行制作，才能使多元的資料檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用。隨著電子政務的推行，電子公文、電子資料檔案的接收、歸檔、管理必須按照統(tǒng)一的標準規(guī)范進行。

3.5 提高法律意識，建立完善安全的保障制度

在資料的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化管理環(huán)境下，強化安全措施，建立嚴密的安全制度和保護屏障是非常重要的[4]。針對涉密資料的管理，要加強法律、法規(guī)和制度建設，形成一套職責明確、程序嚴謹、措施得力的資料檔案管理服務機制。尤其是對于大比例尺地形圖等涉密地質(zhì)資料的使用和管理，嚴格執(zhí)行國家的涉密資料安全保密制度，通過保密宣傳、制度約束和強化安全管理等措施，維護國家安全權(quán)益。

3.6 加強培訓，提高業(yè)務能力

地質(zhì)資料規(guī)范化和信息化管理對人員業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求，除了要具有一定的專業(yè)知識外，還必須具備計算機與網(wǎng)絡技術，以及熟悉和掌握開發(fā)地質(zhì)資料檔案信息系統(tǒng)的能力。既要廣開門路吸引人才，還要對在職人員進行新技術、新方法和新理念的培訓，建立高素質(zhì)高質(zhì)量的專業(yè)管理隊伍。

3.7 創(chuàng)新思維，做好規(guī)劃，逐步推進

高校地質(zhì)資料與檔案管理的信息化建設是一個與校內(nèi)多部門協(xié)調(diào)配合、互動合作的系統(tǒng)工程[5]，基于目前地質(zhì)類高校的資料管理信息化建設程度還不高，起點較低，全面建設數(shù)字資料檔案館，需要一個發(fā)展過程。首先要進行充分的調(diào)研和需求分析，學習借鑒其他單位的經(jīng)驗和技術，做好信息化建設和數(shù)字資料檔案館的規(guī)劃，構(gòu)建本校數(shù)字檔案館建設的架構(gòu)，逐步推進高校地質(zhì)資料管理與信息化建設。

4 結(jié)語

資料與檔案管理工作是高校管理工作的一個重要組成部分，在一定程度上反映了高校的現(xiàn)代化管理水平。加快推進資料管理信息化，建設數(shù)字資料檔案館，既是當前形勢發(fā)展的需要，也是高校資料檔案管理工作面臨的新課題和新任務，更是事業(yè)發(fā)展的趨勢。當前，地質(zhì)專業(yè)類高校的資料與檔案管理信息化建設，無論在硬件基礎設施，還是系統(tǒng)平臺等軟環(huán)境建設方面，距離要實現(xiàn)的目標還存在較大的距離。地質(zhì)資料管理與服務要緊隨時代的步伐，乘著國家“十二五”規(guī)劃大力發(fā)展信息化舉措的東風，突破思維約束，運用現(xiàn)代管理的理念和信息技術，加強組織領導，加快推進信息化建設，使高校地質(zhì)資料與檔案管理水平躍上一個新的臺階。

參 考 文 獻

[1] 茹湘蘭 . 我國地質(zhì)資料管理與服務信息系統(tǒng)建設初步設想 [J]. 國土資源信息化，2001，（4）：19 ～ 22

[2] 姜作勤 . 地質(zhì)工作信息化若干問題的思考 [J]. 地質(zhì)通報，2004，（23）：9 ～ 10

[3] 李裕偉 . 地礦工作信息化工程的若干基本問題 [J]. 國外地質(zhì)科技，1998，（1）：1 ～ 6

[4] 李淑云，衛(wèi)雙囤 . 檔案信息化建設的現(xiàn)狀與對策 [J]. 山西檔案，2011，（S1）：46 ～ 47

[5] 鄧琦 . 做好高校檔案信息化建設的幾點思考 [J]. 黑龍江檔案，2011，（1）：88

新時期高校檔案管理的有效方法

導語：高校檔案是指高校在歷史沿革、招生教學、科研攻關和學生管理活動的歷史記錄，是對具有留存價值的各類圖片、影像和文字材料進行記錄和保存的活動，在高校發(fā)展中處于十分重要的地位。新時期做好高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，需要加強在這方面的的探究。

一、新時期高校檔案管理工作存在的困難和問題

1、工作環(huán)境變化，工作量增大

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，高校檔案管理也取得了一定進步，但隨著高校綜合化和多元化發(fā)展，高校的建筑面積和招生規(guī)模不斷擴大，管理范圍和科研活動不斷增加，使得高校檔案管理工作的客觀環(huán)境更加復雜。

2、管理手段滯后，信息化程度不高

隨著高校辦公條件和計算機技術等現(xiàn)代信息技術的不斷推廣應用，高校的檔案管理部門也都配置了現(xiàn)代化的檔案管理信息化設備，購買了檔案管理軟件，實現(xiàn)了檔案的微機化管理。但是，從高校檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理、管理對象和功能實現(xiàn)等方面來看，還沒有達到信息化管理的程度，沒有實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡化管理，無法充分發(fā)揮高校檔案信息資源的全員共享和效益作用的有效發(fā)揮。

3、檔案管理意識薄弱，管理人員素質(zhì)有待進一步提高

高校師生職工受傳統(tǒng)檔案保密思想影響，對檔案管理工作缺乏足夠的認識，主動保存檔案的意識不強。對于科研和教學活動投入精力多，對檔案管理工作不夠重視，某些學?；顒記]有形成有效的.檔案材料，沒有進行有效地檔案管理，甚至有的職工認為，檔案管理工作與學校發(fā)展關系不大，不必投入過多精力，影響了高校檔案的完整性和安全性，對高校檔案管理造成不可彌補的損失。

同時，雖然高校檔案管理隊伍比一般企事業(yè)單位管理隊伍文化層次高，但也存在專職檔案管理人員素質(zhì)不強現(xiàn)象，存在檔案科班出身的管理人員較少，受過系統(tǒng)檔案管理工作培訓的人員不多、業(yè)務能力和素質(zhì)不強，以及對計算機、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代信息技術掌握不透，缺乏足夠的信息化檔案管理素質(zhì)和能力等問題。

二、做好新時期高校檔案管理工作的對策措施

1、健全完善高校檔案管理系統(tǒng)

高校檔案管理工作涉及面廣、牽扯部門單位較多，只有得到全體教職工的支持和配合，才能真正做好檔案管理工作，只有全體教職工中樹立起檔案保存意識，才能真正保證檔案管理工作的質(zhì)量。

要加大教育培訓力度，定期舉辦培訓活動，提高教職工對檔案管理工作的認識;要加大檔案集中管理的力度，按照“統(tǒng)一標準、統(tǒng)一領導、分層管理”的原則建立學校層面的檔案領導隊伍，健全組織體系，協(xié)調(diào)檔案管理工作;院系和各個職能部門都要創(chuàng)建專門的檔案室，并選取專業(yè)檔案管理人員進行專門的檔案管理;

同時，要明確責任分工，使檔案管理專業(yè)人員及各院系和職能部門的檔案管理人員都明確自己的職責，推進檔案管理工作標準化、科學化建設;在調(diào)動全體教職工共同參與的基礎上，利用全方位、全員收集檔案信息的辦法，保證檔案的真實性和客觀性，并不斷挖掘高校檔案信息，充實高校檔案材料。

2、提高高校檔案管理信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，推進高校檔案管理信息化建設，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡化共享、數(shù)字化檢索和查詢，成為當前高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢。隨著高校檔案管理面臨的工作環(huán)境日益復雜、工作對象日益增多，檔案管理的強度增大，只有將現(xiàn)代信息網(wǎng)絡技術應用到檔案管理中，才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

實現(xiàn)高校檔案管理的信息化水平，有助于提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，并且可以將檔案信息及時傳遞給需要信息的人，為檔案查閱提供了便利。要提高檔案管理信息化水平，就要加大投入，保證檔案管理硬件設施的配備，充分運用光纖數(shù)字技術、網(wǎng)絡監(jiān)控技術等實現(xiàn)檔案收集、存儲、整理、保存和應用的信息化，提高檔案共享速度，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。同時，要結(jié)合網(wǎng)絡化發(fā)展趨勢，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案管理由單機管理向網(wǎng)絡聯(lián)機管理的模式轉(zhuǎn)變，將檔案目錄、卷宗實現(xiàn)全信息管理，通過紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案結(jié)合管理的方式，提高檔案管理信息化建設的質(zhì)量和速度。

3、改進和提升檔案管理標準

檔案管理工作是一項系統(tǒng)嚴謹?shù)墓ぷ鳎绻狈ο鄳獦藴?，就難以實現(xiàn)檔案管理工作的順利實施。高校應結(jié)合自身特點，創(chuàng)建符合自身發(fā)展的檔案管理模式及方法，明確檔案管理標準，加大檔案管理標準化工作力度，實現(xiàn)檔案管理的科學化。

可以通過建立完善檔案收集、歸納、保存、應用、管理、保密等標準，實現(xiàn)各類檔案信息歸檔一體化管理的目標。同時，要建立配套的考核制度，明確責任分工和崗位職責，將考核結(jié)果與檔案管理人員利益掛鉤，提高檔案管理質(zhì)量。

4、提高檔案管理隊伍素質(zhì)

搞好高校檔案管理工作，最關鍵的是要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務能力和信息技術應用能力，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。要綜合利用多種方法，按照“管理標準、業(yè)務熟練、素養(yǎng)良好、服務優(yōu)質(zhì)”的標準要求，通過舉辦檔案管理新知識、新技術培訓，加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人才。要鼓勵和引導檔案管理人才不斷加強個人學習，在增強檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的同時，認真學習信息網(wǎng)絡技術，增強自身的知識儲備，全面掌握工作內(nèi)容。

同時，還要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責任心，保證檔案管理人員遵守保密協(xié)議，在工作中做到恪盡職守、愛崗敬業(yè)、服務熱情，為提高高校檔案管理水平提供人才支撐。

三、結(jié)論

綜上所述，做好高校檔案管理工作意義重大，新時期高校檔案管理工作面臨一些困難和問題，只有不斷強化工作措施，提高檔案管理水平，才能更好的服務高校的發(fā)展。

高等學校檔案管理辦法的第二章　機構(gòu)設置與人員配備

高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：（一）建校歷史在50年以上；（二）全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。 高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學校檔案的專門機構(gòu)，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據(jù)實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構(gòu)的分支機構(gòu)。 高校檔案機構(gòu)的管理職責是：（一）貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作；（二）擬訂學校檔案工作規(guī)章制度，并負責貫徹落實；（三）負責接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案及有關資料；（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；（六）開展檔案的開放和利用工作；（七）開展學校檔案工作人員的業(yè)務培訓；（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；（九）開展國內(nèi)外檔案學術研究和交流活動。有條件的高校檔案機構(gòu)，可以申請創(chuàng)設愛國主義教育基地。第九條　高校檔案館設館長一名，根據(jù)需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據(jù)需要可以設副主任一至二名。館長、副館長和綜合檔案室主任（館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構(gòu)負責人），應當具備以下條件：（一）熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術職務任職經(jīng)歷；（二）有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；（三）年富力強，身體健康。第十條　高等學校應當為高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員。高校專職檔案工作人員列入學校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學校根據(jù)該校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務確定。第十一條　高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務知識和相應的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。第十二條　高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。第十三條　高等學校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應當按照法律法規(guī)的有關規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規(guī)定予以補助。