在數(shù)字化浪潮洶涌澎湃的今天，信息的高效存儲、便捷管理和精準檢索已成為各行各業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵驅(qū)動力。南昌，這座歷史悠久、人文薈萃的城市，正以蓬勃的生機邁向現(xiàn)代化新征程。而檔案管理，作為記錄城市發(fā)展脈絡(luò)、承載歷史記憶的重要環(huán)節(jié)，也在與時俱進，加速邁向電子化、智能化的新時代。南昌檔案電子化公司應(yīng)運而生，致力于以創(chuàng)新科技為筆，為南昌的檔案管理書寫嶄新的篇章，為城市的數(shù)字化轉(zhuǎn)型注入強勁動力，開啟檔案管理高效、安全、可持續(xù)發(fā)展的全新征程。

　　南昌檔案電子化公司開展檔案電子化加工工作前，需要做好以下準備工作：

　　1.制定工作方案，配備設(shè)施設(shè)備

　?、俟ぷ鞣桨笐?yīng)包括數(shù)字化對象、工作目標、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標、驗收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進度安排、安全管理措施等內(nèi)容。

　?、诮徫还芾?、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實體管理等方面的數(shù)字化工作制度。

　?、叟鋫鋵Ｓ眉庸龅?，檔案存放、數(shù)字化前處理、著錄、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域分區(qū)布置;配備必要的計算機、掃描儀、存儲磁盤、檔案整理加工工具;配備防盜報警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備;

　　④檔案電子化工作如需外包，應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)，指派專門人員參與外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。在項目實施過程中，從數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴格的安全管理要求。

　　2.做好檔案出庫工作

　?、侔凑展ぷ鞣桨复_定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準備工作，并提交檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。

　?、跈n案電子化過程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質(zhì)檔案，并對紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。

　　做好一系列前期準備工作后，南昌檔案電子化公司將進一步開展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。為了進一步促進檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

　　(1)檔案掃描的基本要求

　　檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　(2)掃描設(shè)備的選擇

　　①應(yīng)特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備進行數(shù)字化。紙張老舊、薄脆、破損的，不得使用高速掃描儀進行掃描。

　?、诔鏊褂脪呙鑳x掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊，并且采用標版等方式明確說明分幅方法;若后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應(yīng)原件尺寸的1/3。

　?、蹜?yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進行定期維護、保養(yǎng)。

　　(3)掃描色彩模式

　?、僖巳坎捎貌噬Ｊ竭M行掃描。

　?、趻呙璧碾娮訄D像色澤、亮度、飽和度需要和檔案實體原件基本保持一致。

　　③掃描圖像不得出現(xiàn)檔案實體原件沒有的異常顏色。

　　(4)掃描分辨率

　　一般情況下，紙質(zhì)檔案的掃描分辨率采用300 DPI。照片檔案、文字密集的檔案、珍貴檔案可以使用600 DPI或更高的分辨率。

　　(5)存儲格式

　?、偌堎|(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG等通用格式，同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。

　　②圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應(yīng)用的需求而定。一般，A4幅面檔案圖像文件容量大小控制在500KB至1.5MB之間，A3幅面檔案圖像文件控制在500KB至2MB之間。

　?、奂堎|(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式。

　　(6)圖像命名

　?、賾?yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名，確保圖像命名的唯一性。

　?、诮ㄗh將數(shù)字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。