檔案信息化，是指檔案部門(mén)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用。檔案信息化的基本內(nèi)涵包括：檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化和檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。就其微觀含義而言，檔案信息化就是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理電子文件，對(duì)物理形態(tài)的檔案文獻(xiàn)作符合信息化環(huán)境和目標(biāo)的轉(zhuǎn)化。就其宏觀而言，檔案信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅包括信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，還包括信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中的觀念基礎(chǔ)和人文基礎(chǔ)建設(shè)。

　　宜興信息化檔案柜公司開(kāi)展檔案信息化工作的具體內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：

　　檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要提高檔案信息化建設(shè)的效率，應(yīng)系統(tǒng)分析檔案信息化建設(shè)的構(gòu)成要素，厘清相互關(guān)系，在此基礎(chǔ)上確立檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容。檔案信息化的構(gòu)成要素歸納為檔案信息網(wǎng)絡(luò)、檔案信息資源、檔案信息化專(zhuān)業(yè)人才、信息化技術(shù)及裝備、檔案信息化法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等五個(gè)方面。

　　檔案信息網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字檔案信息傳輸、交流的平臺(tái)，是檔案信息化最基本的設(shè)施，包括專(zhuān)門(mén)構(gòu)造的檔案局域網(wǎng)、區(qū)域檔案網(wǎng)等檔案信息專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)和政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等公共的或一定范圍內(nèi)共享的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

　　檔案信息資源是指存儲(chǔ)于各種介質(zhì)中的各類(lèi)在線(xiàn)或脫機(jī)的數(shù)字資源，包括電子檔案和檔案數(shù)字信息。檔案信息資源是檔案信息化的核心要素，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的根本目的是檔案信息資源的充分共享，離開(kāi)檔案信息資源，檔案信息化就成為無(wú)源之水，無(wú)本之木。

　　檔案信息化人才是所有具有信息化專(zhuān)門(mén)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，能夠以其創(chuàng)造性的勞動(dòng)為檔案信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)者，具體可分為管理型人才、技術(shù)型人才、技能型人才和研究型人才四種類(lèi)型。檔案信息化人才是推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的動(dòng)力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。

　　信息技術(shù)及設(shè)備是指支撐檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)代信息技術(shù)及基于現(xiàn)代信息技術(shù)的物化手段，包括數(shù)據(jù)處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)及設(shè)施設(shè)備等。信息技術(shù)及裝備是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

　　檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)則是指推動(dòng)檔案信息化發(fā)展、規(guī)范檔案信息化建設(shè)必需的法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件及標(biāo)準(zhǔn)等，包括國(guó)際、國(guó)家信息化公共的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和檔案信息化專(zhuān)門(mén)性法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)。

　　智能檔案柜由硬件和軟件兩大部分組成，可以實(shí)現(xiàn)從檔案的生產(chǎn)，入盒，上架，下架，借閱，歸還，銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的一個(gè)閉環(huán)管理，同時(shí)這些過(guò)程完整的記錄在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期的管理。方便，快捷，提高工作效率。宜興信息化檔案柜公司的信息化檔案柜有哪些特點(diǎn)和功能呢?

　　對(duì)位存放：每個(gè)檔案盒具有唯一ID標(biāo)識(shí)，須對(duì)位存放。錯(cuò)位存放時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)提示核對(duì)存放位置，并指示正確的存放位置。

　　雙重提示：通過(guò)指示燈和語(yǔ)音播報(bào)提示正確領(lǐng)用或歸還檔案。

　　借還自動(dòng)記錄功能：系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別出入檔案室的檔案，并與人臉門(mén)禁識(shí)別的人員自動(dòng)綁定，實(shí)現(xiàn)檔案借還自動(dòng)記錄功能。

　　借閱流程審批功能：提供在線(xiàn)申請(qǐng)審批借閱電子檔案，或預(yù)約到檔案館實(shí)物借閱。提供在線(xiàn)預(yù)約審批功能，查看電子化檔案功能。

　　查詢(xún)分析功能：實(shí)現(xiàn)檔案的模糊檢索、精確檢索、分類(lèi)檢索、篩選查詢(xún)等;提供檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出功能，包括：檔案查閱情況、借閱時(shí)間、借閱人員信息、用戶(hù)操作信息、檔案數(shù)量明細(xì)等信息Excel表格方式導(dǎo)出。

　　門(mén)禁安全功能：實(shí)現(xiàn)未通過(guò)借閱流程的檔案出檔案室報(bào)警反饋功能，已通過(guò)借閱流程的檔案出檔案室再次確認(rèn)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄檔案的出庫(kù)時(shí)間信息。

　　檔案位置查詢(xún)功能：具有查詢(xún)權(quán)限的工作人員可登入系統(tǒng)查詢(xún)，輸入檔案的名稱(chēng)、ID等信息就可以精準(zhǔn)定位檔案在某一貨架的第幾行第幾列。

　　定期管理功能：支持設(shè)定每份檔案的保管或清點(diǎn)期限，過(guò)期自動(dòng)歸類(lèi)，并提示管理員進(jìn)一步操作。

　　安全管理功能：當(dāng)檔案盒在非正常情況下通過(guò)門(mén)禁離開(kāi)檔案室，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警。

　　環(huán)境監(jiān)測(cè)與調(diào)節(jié)：自動(dòng)監(jiān)測(cè)檔案室內(nèi)溫度、濕度、煙霧等環(huán)境數(shù)據(jù)，支持自定義設(shè)定告警溫濕度;當(dāng)檔案室內(nèi)發(fā)生火情時(shí)，煙霧傳感器發(fā)出報(bào)警提示管理人員。當(dāng)檔案室內(nèi)溫度或者濕度高過(guò)設(shè)定的警戒值時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)空調(diào)或抽濕機(jī)工作，讓檔案室始終在最合適的存儲(chǔ)環(huán)境。