為加強建設工程文件的歸檔整理工作，基建檔案整理規(guī)范明確工程檔案歸檔的范圍、期限、職責、標準，建立完整、系統(tǒng)的工程檔案，特制定本辦法。

　　基建檔案整理規(guī)范

　　一、工程文件材料的收集、整理范圍

　?。ㄒ唬┕こ虦蕚潆A段文件材料

　　1、立項文件材料：項目建議書；項目建議書審批意見及前期工作通知書；可行性研究報告及附件；可行性研究報告審批意見；關于立項有關的會議紀要，領導講話；專家建議文件；調(diào)查資料及項目評估研究材料。

　　2、建設用地征地、拆遷文件材料：選址申請及選址規(guī)劃意見通知書；用地申請報告及用地計劃批準書；拆遷安置意見、協(xié)議、方案等；建設用地規(guī)劃許可證及其附件；劃撥建設用地文件；國有土地使用證。

　　3、勘察、測繪、設計文件材料：工程地質(zhì)勘察報告；水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查；建設用地釘樁通知單；地形測量和撥地測量成果報告；申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書；初步設計圖紙和說明；技術設計圖紙和說明；審定方案通知書及審查意見；有關行政主管部門批準文件或取得的有關協(xié)議；施工圖及其說明；設計計算書；政府有關部門對施工圖設計文件審批意見。

　　4、招投標文件材料：勘察設計招投標文件；勘察設計承包合同；施工招投標文件；施工承包合同；工程監(jiān)理招投標文件；監(jiān)理委托合同；編標合同、標底；

　　5、開工審批文件材料：建設項目列入年度計劃的申報文件；建設項目列入年度計劃的批復文件或年度計劃項目表；規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙；建設工程規(guī)劃許可證及其附件；建設工程開工審查表；建設工程施工許可證、審計證明等；工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)。

　　6、建設、施工、監(jiān)理機構及負責人文件材料：工程項目管理機構及負責人名單；工程項目監(jiān)理機構及負責人名單；工程項目施工管理機構及負責人名單。

　?。ǘ┍O(jiān)理文件材料：

　　1、監(jiān)理規(guī)劃

　　2、監(jiān)理月報中的有關質(zhì)量問題

　　3、監(jiān)理會議紀要中的有關質(zhì)量問題

　　4、進度控制

　　5、質(zhì)量控制

　　6、造價控制

　　7、分包資質(zhì)

　　8、監(jiān)理通知

　　9、合同與其他事項管理

　　10、監(jiān)理工作總結

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　　土木工程

　　1、土木工程

　?、偈┕ぜ夹g準備文件

　?、谑┕がF(xiàn)場準備

　?、鄣鼗幚碛涗?/p>

　?、芄こ虉D紙變更記錄

　　⑤施工材料質(zhì)量證明及復試試驗報告

　?、奘┕ぴ囼炗涗?/p>

　?、唠[蔽工程檢查記錄

　　⑧施工記錄

　　2、電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程

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　　②圖紙變更記錄

　?、墼O備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄

　?、茴A檢記錄

　　⑤隱蔽工程檢查記錄

　?、奘┕ぴ囼炗涗?/p>

　?、哔|(zhì)量事故處理記錄

　?、喙こ藤|(zhì)量檢驗記錄

　　（四）竣工驗收文件材料：

　　1、工程竣工總結

　?、俟こ谈艣r表

　?、诠こ炭⒐た偨Y

　　2、竣工驗收記錄

　　（1）建筑安裝工程

　　①單位（子單位）工程質(zhì)量驗收記錄

　?、诳⒐を炇兆C明書

　　③竣工驗收報告

　?、芸⒐を炇諅浒副恚òǜ鲗ｍ楎炇照J可文件）

　　⑤工程質(zhì)量保修書

　?。?）市政基礎設施工程

　?、賳挝还こ藤|(zhì)量評定表及報驗單

　　②竣工驗收證明書

　?、劭⒐を炇請蟾?/p>

　?、芸⒐を炇諅浒副恚òǜ鲗ｍ楎炇照J可文件）

　?、莨こ藤|(zhì)量保修書

　?。ㄎ澹┛⒐D：

　　1、綜合竣工圖

　?、倬C合圖

　　②室外專業(yè)圖

　　2、專業(yè)竣工圖

　?、俳ㄖ⒐D

　?、诮Y構竣工圖

　?、垩b修（裝飾）工程竣工圖

　　④電氣工程（智能化工程）竣工圖

　?、萁o排水工程（消防工程）竣工圖

　?、薏膳L空調(diào)工程竣工圖

　　⑦燃氣工程竣工圖

　?。┕こ炭⒐そY算文件材料：

　　施工單位決算書、監(jiān)理單位初審書、跟蹤審計初審書、審計部門審定書以及工程竣工結算的全部資料。

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　　甲供材招標、議標、投標文件、合同文件、招標評標記錄文件。

　?。ò耍┰诮üこ淘聢蟊斫y(tǒng)計文件材料

　　在建工程月報表統(tǒng)計工作由項目負責人在每月28日之前將各工程月報表報至檔案員，報表內(nèi)容包括工程形象進度、當月完成產(chǎn)值，并附工作量計算書。

　　（九）在工程建設中使用計算機、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等現(xiàn)代技術手段形成的文件材料（電子文件）。

　　二、歸檔文件的質(zhì)量要求

　　1、歸檔的文件應最少有一份原件；

　　2、文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范，標準和規(guī)程；

　　3、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合；

　　4、工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等；

　　5、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；

　　6、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297㎜×210㎜），圖紙宜采用國家標準圖幅。

　　7、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大，耐久性強的紙張，圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件；

　　8、所用竣工圖均應加蓋竣工圖章，竣工圖章的基本內(nèi)容應包括："竣工圖"字樣，施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)，竣工圖章尺寸為：50㎜×80㎜?？⒐D章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處；

　　9、利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)，凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖；

　　10、不同幅面的工程圖紙按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297㎜×210㎜），圖標欄露在外面；

　　11、歸檔文件的案卷不宜過厚，一般不超過40㎜，案卷內(nèi)不應有重復文件；

　　12、卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從"1"開始，單面書寫的文件頁號編在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角；

　　13、案卷的裝訂：文字材料必須裝訂，既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂，裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用，裝訂時必須剔除金屬物。

　　三、工程檔案的驗收與移交

　　（一）列入城建檔案館接收范圍的工程，在組織工程竣工驗收前，項目負責人會同檔案員應提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收，未取得城建檔案館管理機構出具的認可文件不得組織工程竣工驗收。

　　（二）工程檔案的移交

　　1、工程準備階段文件中立項文件材料、勘察測繪、設計文件材料、招投標文件材料和各種合同、標底、答疑會記錄技術交底、領取的各種證照文件等前期文件資料由責任人分別負責收集，移交項目負責人。施工階段文件資料由各項目負責人負責組織收集。前期文件資料在工程開工后一個月內(nèi)將形成的文件檔案一式四份移交至檔案員。

　　2、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件材料、竣工圖所形成的文本檔案要求一式兩份，竣工圖要求一式四份，在工程竣工驗收后一個月內(nèi)，由工程項目負責人負責牽頭將監(jiān)理單位、施工單位的檔案移交至檔案員。

　　3、工程竣工結算文件材料由項目負責人會同施工單位在辦理結算的同時將形成的檔案移交至檔案員。

　　4、甲供材文件材料由項目負責人負責在工程竣工后一個月內(nèi)將形成的檔案一式兩份移交至檔案員。

　　5、以上歸檔文件符合質(zhì)量要求以及《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》要求時，由移交人提交移交清單一式兩份，由移交人和接收人雙方簽字，辦理移交手續(xù)。

　　6、檔案員在工程竣工的2-5個月內(nèi)將檔案移交至城建檔案館一份，重點工程科保存一份，另保存一份文字檔案目錄和電子檔案目錄，目錄內(nèi)容要詳細、便于查找。

　　7、各項目負責人是本項目檔案搜集、整理、歸檔的責任人，必須在規(guī)定時間內(nèi)將所收集范圍內(nèi)的資料（圖）文件收集齊全，并整理合格后交檔案員，檔案員必須在規(guī)定時間內(nèi)將各工程項目負責人提供的資料（圖）文件立卷歸檔和移交。由于不負責任造成檔案資料遺失的，將視情節(jié)輕重，給予相關責任人相應處理。

　　8、監(jiān)理、施工、設計等單位在規(guī)定時間內(nèi)不能提供完整檔案的除扣發(fā)工程款外，視情節(jié)輕重給予一定的經(jīng)濟處罰，項目負責人在核付工程款時辦理，直至檔案交齊。

　　9、檔案員是基建檔案搜集、整理、分類歸檔的責任人，對檔案的系統(tǒng)完整、歸檔及時、整潔規(guī)范、安全保密負責。要檢查指導各項目負責人搜集、整理、上交檔案的情況，及時催交應歸檔的檔案資料，對歸檔不及時、檔案有缺損的要及時向領導報告，及時處理。

　　10、檔案員應做好檔案的借閱和利用工作，提供優(yōu)質(zhì)服務，做到隨時調(diào)閱檔案隨時找到，快捷迅速。