自從國家開始大力推行檔案數(shù)字化項目后，社會中許多企事業(yè)單位都在前前后后地進(jìn)行檔案數(shù)字化，屆時也有許多的檔案數(shù)字化外包公司出現(xiàn)了，他們擁有專業(yè)的人員與設(shè)備，效率極高，那么當(dāng)我們整理檔案外包出后，會遇到什么問題呢？

　　檔案整理檔案外包

　　一、結(jié)項延時及超預(yù)算等問題

　　實踐中衡量檔案數(shù)字化項目績效主要通過過程績效和業(yè)務(wù)成果兩個維度。其中過程績效評價主要依據(jù)項目能否基于項目預(yù)算及項目工期是否按時完成。

　　經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，項目保質(zhì)按時結(jié)項的難點在于項目開展較難兼顧項目質(zhì)量、進(jìn)度與預(yù)算，重視成果質(zhì)量的項目常存在超時、超預(yù)算等問題。

　　二、組長開展模式有損項目質(zhì)量

　　檔案數(shù)字化加工是一項多業(yè)務(wù)、學(xué)科知識的系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動。參照調(diào)研訪談結(jié)果可知，由于委托加工檔案類型多樣、需求復(fù)雜、項目組員業(yè)務(wù)能力有限。

　　業(yè)務(wù)組員遇到問題常采取咨詢或請組長協(xié)調(diào)的工作模式，逐漸形成了項目組長為項目驅(qū)動的項目開展模式。

　　該模式下，項目組長承擔(dān)了項目組內(nèi)、組間及組外的業(yè)務(wù)推進(jìn)及協(xié)調(diào)角色。弊端也是很明顯的，就是在以個人經(jīng)驗決定項目質(zhì)量，并不是長久科學(xué)的辦法。

　　三、項目人員溝通不佳，返工率高

　　數(shù)字化成果返工率是衡量檔案數(shù)字化項目績效的重要指標(biāo)。調(diào)研發(fā)現(xiàn)項目返工率與技能、組織、流程等因素有關(guān)。

　　其中流程因素中檔案數(shù)字化加工中項目組、委托方和監(jiān)理方（下稱三方）溝通尤為關(guān)鍵，三方溝通通暢、高效是減少或避免數(shù)字化成果返工的有效保障。

　　這些問題也是我們在實際工作中檢驗到的，目前均得到合理的解決，那么在數(shù)字化后需要什么工具輔助管理呢？

　　那就是“檔案管理系統(tǒng)”，這是一款可以將檔案管理進(jìn)行數(shù)字化的軟件，提高檔案管理的效率以及質(zhì)量，是檔案館與企事業(yè)單位都在使用的軟件。