近年來，我國很多高校增加了招生數(shù)量，建設規(guī)模逐步擴大，在日常教育、管理和科研等活動中形成大量檔案資料，具備重要的保存與利用價值。當前，很多高校檔案管理數(shù)字化建設緩慢，限制了檔案資源的開發(fā)與利用。漯河高校檔案數(shù)字化公司的數(shù)字化檔案業(yè)務能夠突破時間與空間的限制，保證檔案收集、整理、存儲和利用更加高效，為高校建設與發(fā)展奠定了基礎。下面將結合高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，提出檔案數(shù)字化建設的策略。

　　高校檔案數(shù)字化管理

　　為了讓高校檔案管理工作更好的為社會發(fā)展多服務，我國檔案部門不斷的升級改進高校檔案管理工作，加強了高校檔案管理的建設和研究。這樣能夠滿足高校檔案管理工作在社會上的需求，便利很多工作的進行。

　　在現(xiàn)代化建設中，為了更好的促進我國檔案部門的發(fā)展和完善，必須將檔案信息化建設作為一項基礎性工作，主管部門應該對其足夠重視。檔案信息化建設后可以使其管理工作自動化程度提高，而網(wǎng)絡化的應用則更好的方便了信息的共享，讓高校檔案管理工作不需要太多人就能輕松完成工作任務。

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，在檔案信息查找方面，效率非常低，而數(shù)字化后的檔案信息則很好的改善了高校檔案管理工作中的這一問題。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作由于是靠人工進行的，存在很多的漏洞，并且工作效率和工作質(zhì)量都不好，這種狀態(tài)嚴重制約著高校檔案管理的發(fā)展。

　　高校檔案管理數(shù)字化建設讓檔案信息查詢更簡單易行，只需要在搜索欄里面輸入需要查詢的檔案名稱，就可以點擊搜索進行查找，不僅快速而且準確，大大縮短了傳統(tǒng)查找檔案信息所耗用的時間。高校檔案管理信息科技信息化建設方便了科學研究，并且讓高校檔案管理知識更為普遍，高校檔案管理也能更好的為人們提供服務。

　　檔案數(shù)字化建設讓檔案信息共享變得簡單易行，不再被時間地域所限制。不僅讓高校檔案管理工作數(shù)量減少，而且提高了高校檔案管理工作的工作效率，所以說高校檔案管理信息化建設對高校檔案管理改革有非常大的幫助。

　　檔案信息利用效率的提升必然離不開高校檔案信息化建設，兩者是相互關聯(lián)密不可分的，高校檔案管理促進信息化建設的不斷完善，同時信息化建設又促進高校檔案管理工作更輕松，工作效率更高，檔案信息利用效率也有很大的改善和提升。

　　檔案管理|高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對策

　　高校檔案是高校在人才培養(yǎng)、教育教學、科學研究、社會服務、對外交流與合作、綜合管理等方面形成的歷史記錄，在高校建設與發(fā)展中占有舉足輕重的地位。在國家現(xiàn)代化治理體系與能力建設新時代，全面促進高校檔案工作的治理體系和治理能力現(xiàn)代化，一定程度上能夠反映高校治理體系和治理能力水平。

　　高校的發(fā)展已從過去的側重于規(guī)模、數(shù)量等外在的發(fā)展向注重質(zhì)量的內(nèi)涵式發(fā)展轉(zhuǎn)變，高校理應轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，在信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化發(fā)展過程中，加強檔案數(shù)字化管理工作，提升檔案的科學化、現(xiàn)代化水平，服務于高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

　　一、高校檔案數(shù)字化管理的重要性

　　高校通過檔案管理數(shù)字化建設，能夠在數(shù)字媒介中存儲文字、圖紙和聲像等信息資料，在網(wǎng)絡技術與應用終端支持下，保證高校檔案信息資源得到高效利用與共享，將更加便捷的檔案信息服務提供給廣大用戶。

　　高校檔案數(shù)字化屬于動態(tài)發(fā)展過程，借助信息技術對檔案資源進行獲取、處理、傳輸和應用，保證檔案管理效益最大化提升，有利于共享檔案資源。對此，高校要注重檔案信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，充分考慮檔案實體保管與利用的要求，實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化存儲，使高校檔案管理的數(shù)字化、規(guī)范化和網(wǎng)絡化水平得以提升。

　　此外，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應高校的發(fā)展，人工管理檔案的模式已經(jīng)疲于應付日益增多的檔案，這迫切要求高校加快檔案數(shù)字化建設步伐，這是提高檔案管理、查詢與利用等工作效率的必經(jīng)途徑。

　　二、高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

　?。ㄒ唬秃闲蜋n案管理人才缺乏。高校檔案管理數(shù)字化建設是一項科技含量極高的工程，但很多檔案管理人員不具備相應的專業(yè)技術，極大阻礙了高校檔案管理數(shù)字化進程。

　　在高校檔案數(shù)字化建設過程中，對人才的要求越來越高，不僅要熟悉檔案業(yè)務，更應該掌握自動化和網(wǎng)絡化技術。然而現(xiàn)階段高校缺乏足夠的復合型人才，普遍現(xiàn)象是科班出身的專業(yè)人才很少，外行管檔案的很多;檔案工作人員新手較多，年齡偏大者較多，甚至有些檔案工作人員系兼職。

　　由于檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升，很難適應高校檔案數(shù)字化發(fā)展腳步，因而無法保證數(shù)字化檔案管理工作的順利開展，不利于發(fā)揮檔案在高校建設與發(fā)展中的作用。

　　（二）數(shù)字資源共享程度不高。中國高校信息化迎來高速發(fā)展的契機，智慧校園、數(shù)字校園建設方興未艾。高校內(nèi)部各管理部門紛紛采購各類系統(tǒng)軟件，建設起政務系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等各種數(shù)據(jù)庫。

　　各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)標準不一，相互不兼容，系統(tǒng)與平臺間存在數(shù)據(jù)壁壘，導致數(shù)據(jù)傳輸渠道不暢，信息之間難以互聯(lián)互通。檔案系統(tǒng)不能在線接收其他應用系統(tǒng)的數(shù)字信息，同樣，檔案數(shù)字信息不能為其他系統(tǒng)共享。這樣信息交流范圍與程度將受到限制，阻礙了高校檔案數(shù)字化建設順利進行。

　　（三）網(wǎng)絡安全性保障不足。高校打造數(shù)字化檔案管理平臺，能夠為檔案信息保存與傳輸創(chuàng)造有利條件。不過在高校檔案數(shù)字化管理過程中，網(wǎng)絡攻擊、網(wǎng)站篡改、信息竊取等仍然不斷威脅著學校網(wǎng)絡與信息安全，從而引起檔案信息可能出現(xiàn)泄漏的問題。

　　高校檔案有著一定的保密性特點，而通過現(xiàn)代技術管理檔案，難免出現(xiàn)人為非法篡改數(shù)據(jù)信息的情況，這樣不能維護檔案的真實性與可靠性。

　　因此在無法徹底解決安全隱患前，大部分高校很少投入資金與精力，不愿意進行檔案管理數(shù)字化建設，認為網(wǎng)絡安全問題將影響檔案的完整性與保密性，這樣一來，無法保證檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。

　?。ㄋ模┧枷氩恢匾?，投入不到位。在高校檔案數(shù)字化建設過程中，需要持續(xù)增加資金投入，所需設備設施價格不菲，這對高校來說是一個不小的難題。很多高校領導對檔案的價值認識不到位，導致檔案管理工作長期處于邊緣化，無法發(fā)揮出珍貴檔案資料的應有作用。

　　此外，由于高校的工作重心長時間放在教學與科研等方面，很多重要的檔案被閑置分散在不同的部門，檔案管理人員缺乏足夠重視，且少了必要的現(xiàn)代化設備，導致檔案數(shù)字化管理工作無從談起。

　　三、高校檔案數(shù)字化管理的對策

　?。ㄒ唬┘訌姍n案宣傳，提高重視與支持。為提高高校領導對檔案管理工作的關注度，在檔案數(shù)字化工作方面增加資金投入，應做到如下幾點：首先，檔案部門要做好檔案宣傳工作，增強各級領導的檔案意識，確保在檔案數(shù)字化工作重要性上有正確認識。

　　高校要做到檔案工作發(fā)展與教學、科研等工作發(fā)展同步推進，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，與高校發(fā)展總體規(guī)劃結合起來。其次，檔案部門要主動作為，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為學校中心工作服務，發(fā)揮檔案的經(jīng)濟價值和社會價值，為檔案工作爭取更多財力、物力與人力的支持，為檔案管理數(shù)字化建設提供堅強有力的保障，推動檔案數(shù)字化建設順利進行。

　?。ǘ┟鞔_數(shù)字化檔案管理標準與制度。提升高校檔案管理工作的科學化與規(guī)范化水平，應該制定檔案數(shù)字化管理標準，為推動數(shù)字化檔案的規(guī)范化和標準化發(fā)展奠定良好基礎。

　　高校要結合實際情況與檔案管理特點，不斷對檔案數(shù)字化管理流程進行優(yōu)化，將各工作崗位制度明確下來，對檔案數(shù)字化工作中的標準與工序交接程序進行細化。要將檔案管理職責落實到個人，保證分工明確，責任到人，并結合紙質(zhì)檔案類型、介質(zhì)種類以及年代等情況，在工作流程、工作崗位和技術指標等方面作出適當調(diào)整與設置，由專人進行指導和開展質(zhì)量檢查工作。

　　對所有工序交接環(huán)節(jié)來說，應該將交接登記工作做到位，包括檔案出庫領用、預處理、數(shù)字化處理、質(zhì)量檢查、裝卷歸還和數(shù)字檔案信息備份移交等，均應該做好交接登記手續(xù)。只有讓工作制度與管理辦法更加嚴格，將相應措施做到位，這樣檔案原件才更加安全，高校數(shù)字化檔案質(zhì)量才能提升。

　?。ㄈ┲匾晹?shù)字化檔案安全管理。為了數(shù)字化檔案更加安全，必須選擇定期備份、信息加密以及訪問控制等技術措施。在數(shù)字化檔案備份的過程中，要在不同存儲介質(zhì)中備份至少兩份完全相同的文件。

　　高校在應用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)過程中，應該結合相關技術標準開展建設工作，同時配置由國家有關部門認證的防火墻與殺毒軟件。由于數(shù)字化檔案密級不一樣，要在不同的網(wǎng)絡中使用，針對保密要求高的數(shù)字化檔案，要在與外網(wǎng)隔斷的專網(wǎng)內(nèi)使用，各份數(shù)字化檔案應結合保密級別設置不同密級標識，并做好技術認證與授權訪問工作，并在數(shù)字化檔案信息下載中加強控制。

　　若是數(shù)字化檔案安全開放，應該與校園網(wǎng)連接，讓高校檔案信息資源開發(fā)與利用獲得良好條件。在使用檔案數(shù)字化過程中，應該打造實名注冊制度，應用查詢管理系統(tǒng)，保證高校檔案管理工作有據(jù)可查，能夠追根溯源。

　　（四）實現(xiàn)檔案資源共建共享。當前高校信息化建設取得一定成果，開放的辦公自動化系統(tǒng)能夠在網(wǎng)絡中發(fā)布教學管理通知、文件以及規(guī)章制度等，確保高校師生能夠借助網(wǎng)絡查詢的方式掌握相關教學信息，轉(zhuǎn)變以往依賴于電話通知、張貼布告以及收發(fā)文件等傳統(tǒng)管理模式。

　　高校應該統(tǒng)籌全校信息化建設，將各個部門的信息化工程納入一盤棋，打破檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、教學管理系統(tǒng)等各類系統(tǒng)的數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)信息在線電子歸檔。

　　此外，高校檔案部門要加快館藏檔案數(shù)字化掃描工作，提供電子檔案全文存儲和檢索服務，實現(xiàn)電子檔案信息在線共享。在數(shù)字化技術的支持下，高校檔案才能真正實現(xiàn)共享，便于全校師生利用，避免出現(xiàn)檔案閑置的情況，為高校教育教學活動的順利開展打牢基礎。

　?。ㄎ澹┘訌姍n案管理人才建設。在高校檔案數(shù)字化管理過程中，人員素質(zhì)與能力將是重要影響因素。檔案管理人員應該提高綜合能力，才能為高校檔案數(shù)字化建設奠定良好基礎，因此需要盡快掌握現(xiàn)代化數(shù)字技術，能夠利用計算機開展檔案數(shù)字現(xiàn)代化管理與應用工作。

　　針對這種情況，一方面，高校要運用多種方式做好在職檔案管理人員繼續(xù)教育工作，加強檔案信息化知識的培訓，讓其知識結構與業(yè)務水平能夠滿足高校檔案數(shù)字化建設與發(fā)展需要;另一方面，要吸收更多優(yōu)秀的計算機科學與技術、網(wǎng)絡工程、數(shù)字媒體技術等專業(yè)的學子加入檔案隊伍，充實檔案數(shù)字化管理工作人才庫，充分發(fā)揮各自專業(yè)優(yōu)勢，聚成合力，為高校檔案工作提供可靠的人才保障，保證高校檔案管理數(shù)字化建設穩(wěn)步、順利推進。

　　當然，檔案管理人員要意識到學習的重要性，要跟上新時期檔案管理工作發(fā)展步伐，主動掌握數(shù)字化操作技術，才能更好地勝任崗位工作，保證高校檔案數(shù)字化管理水平實現(xiàn)提升。

　　四、結語

　　總之，高校檔案管理工作正逐步實現(xiàn)數(shù)字化，但由于很多高校起步較晚，滯后于當前教育信息化的整體趨勢。由于檔案具備較大的參考價值，能夠為高校教育、管理及科研等活動的開展提供可靠依據(jù)，因此，加強高校檔案管理工作顯得尤為關鍵。

　　針對高校的實際情況，應該加快檔案數(shù)字化管理工作，切實增強檔案管理工作人員創(chuàng)新意識，讓他們掌握更多專業(yè)技能，提高網(wǎng)絡安全意識。這樣才能為數(shù)字化檔案管理平臺建設創(chuàng)造有利條件，助力教育服務供給模式升級和教育治理水平提升。