信息技術是指信息的獲取、加工、傳遞和利用等技術的總和。而智能檔案庫房建設的意義就是通過現(xiàn)代信息技術以計算機與通信技術為核心，對各種信息進行收集、存儲、處理、檢索、傳遞、分析與顯示的高技術群。直觀現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，可以看到它對作為檔案文獻信息中心的檔案工作的影響越來越直接、越來越深刻，是影響檔案發(fā)展最深刻的環(huán)境因素。

　　高密度的信息儲存技術，高速度的信息傳遞技術，高質(zhì)量的信息安全技術，高效率的信息查詢技術，在變革了人們生產(chǎn)、收集、組織、傳遞和使用知識信息方式的同時，也使信息服務的機制、結構以及服務手段發(fā)生了巨大的變化。

　　信息技術使檔案館呈現(xiàn)出網(wǎng)絡化、信息化、智能化和社會化的特征數(shù)字化、網(wǎng)絡化的信息革命從根本上推動了檔案館的發(fā)展進程，計算機日益成為檔案館的主要設備，許多檔案館采用了各種自動化集成系統(tǒng)建立自己的內(nèi)部網(wǎng)絡環(huán)境，呈現(xiàn)出網(wǎng)絡化、信息化、智能化和社會化的特征。

　　由于檔案館是永久保管檔案的基地，同時也是檔案信息交流、咨詢和服務的中心。圍繞這一中心，檔案工作包括接收、整理、編目、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等各環(huán)節(jié)。計算機就可通過這些環(huán)節(jié)來幫助我們管理內(nèi)容龐雜、卷宗浩繁的檔案。

　　計算機輔助設備以其技術上的先進性，性能上的優(yōu)越性促進了檔案信息數(shù)字化的快速發(fā)展在新型存儲設備方面，在激光視頻錄放技術的基礎上，光盤機得到迅速的發(fā)展。光盤機以其記錄密度高，存儲容量大，可隨機讀取，工作穩(wěn)定可靠，環(huán)境要求低等特點，成為計算機外部存儲設備的佼佼者。

　　檔案智能庫房以現(xiàn)代化庫房硬件設備為基礎，結合物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等先進技術，構建虛擬庫房展示、實體檔案智能管理、庫房環(huán)境智能管理、庫房管控中心等系統(tǒng)應用，打造出思極智-檔案智能庫房，實現(xiàn)檔案庫房建設業(yè)務管理模式創(chuàng)新，推動檔案管理工作智能化轉(zhuǎn)型。

　　八大功能，集于一身

　　1、構建虛擬庫房

　　對實體檔案庫房進行數(shù)字化建模，通過多種圖形方式展示檔案實體在庫房中的存位及飽和度情況，包括庫房展示、密集架展示和檔案展示。

　　2、檔案智能定位

　　在檔案管理系統(tǒng)中查找到電子檔案，系統(tǒng)可智能定位到實體檔案所在密集架，遠程打開智能密集架，方便調(diào)取實體檔案。

　　3、檔案智能上下架

　　在檔案管理系統(tǒng)中通過檔案可視化服務實現(xiàn)庫房、庫區(qū)、密集架虛擬可視化管理，基于檔案RFID或二維碼實現(xiàn)實體檔案智能上架和下架。

　　4、檔案智能盤點

　　基于物聯(lián)網(wǎng)RFID技術，結合檔案盤點車，實現(xiàn)實體檔案智能盤點，提升盤點效率、減輕盤點工作量。圖片

　　5、庫房智能安全管理

　　應用人臉識別、人員入侵檢測、視頻智能監(jiān)控等構建檔案庫房安全體系，保障實體檔案安全。

　　6、庫房環(huán)境智能管控

　　與庫房智能環(huán)境設備集成，實現(xiàn)環(huán)境數(shù)據(jù)的實時采集和可視化展示，對環(huán)境異常情況進行主動預警，并遠程控制設備進行自動調(diào)節(jié)。

　　7、智能庫房管控中心

　　通過高清智能大屏可視化展示檔案管理工作成效，作為向上級領導和來館參觀人員展示的窗口。

　　8、智能庫房移動應用

　　通過平板電腦、手機、定制終端等移動終端設備，構建智能庫房管控移動應用，實現(xiàn)庫房情況隨時隨地實施掌握和了解。

　　智慧體驗，優(yōu)質(zhì)服務

　　檔案智能化是指在具備數(shù)字化、網(wǎng)絡化、管理自動化、資源共享化等特點的數(shù)字檔案管理基礎上融入智慧感知和協(xié)同處理等功能，以資源共享平臺為基礎，應用云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動應用、人工智能等現(xiàn)代信息技術與相關工具，重點打造高效、智能、統(tǒng)一的管理服務平臺和信息服務平臺，進一步實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用的最大化，實現(xiàn)便捷增值服務的新型檔案管理模式。

　　2、檔案智能化的實踐

　?、贆n案智能收集：

　　檔案智能收集主要是指將模式識別、實時轉(zhuǎn)寫系統(tǒng)等技術應用于檔案接收與征集的相關活動中，推動檔案收集過程實現(xiàn)智能化。

　　采用智能技術，檔案人員無需再對音視頻材料進行人工轉(zhuǎn)錄，而是通過智能語音識別技術對音視頻語音進行識別并錄入，再通過語音轉(zhuǎn)寫功能，實現(xiàn)對口述者的訪談內(nèi)容的同步轉(zhuǎn)寫，并現(xiàn)場生成準確文字。

　　將智能語音識別與語音轉(zhuǎn)寫“雙結合”方式的應用于口述檔案征集，打破口述征集傳統(tǒng)流程，顯著提升了檔案征集的效率與質(zhì)量。

　?、跈n案智能整理：

　　檔案智能整理主要指依托機器學習、自然語言處理等智能技術，對檔案分類、排序到組卷裝盒等整理操作進行智能化處理，從而實現(xiàn)實體檔案整理高效化、規(guī)范化的目標。

　　在檔案分類階段，通過大量已分類的文件對系統(tǒng)進行訓練建模，而后利用該模型對歸檔文件內(nèi)容進行分析并確定檔案的分類號和保管期限；

　　在排序階段，系統(tǒng)自動根據(jù)所選歸檔文件的年度、保管期限、分類號、成文日期等字段信息，依據(jù)整理規(guī)則完成歸檔文件排序；

　　在組卷裝盒階段，系統(tǒng)則根據(jù)裝盒規(guī)則（年度、保管期限、分類號相同）、歸檔文件頁數(shù)等自動完成組盒操作。

　　依據(jù)機器學習和自然語言處理，逐步減少人工干預實現(xiàn)分類、排序和組合等自動處理。智能輔助整理可以讓檔案分類整理效率大大提升，也憑借規(guī)則的統(tǒng)一提高了檔案整理的規(guī)范化、標準化水平。

　?、蹤n案智能檢索：

　　檔案智能檢索主要指借助OCR識別、語音識別、圖像識別、機器學習及自然語言處理等技術，提升檔案檢索的實時性和準確度，為檔案資源的訪問和獲取提供便利。

　　智能檢索與傳統(tǒng)信息檢索最大的區(qū)別在于，智能檢索的功能包含智能語義檢索，且檢索結果支持權限控制。通過整合多種智能技術手段，智能語義檢索在關鍵詞輸入階段可以實現(xiàn)關聯(lián)檢索、智能糾錯、搜索提示；并且在檢索結果展示階段支持智能排序、智能標簽指引、自動摘要、分類展示、關聯(lián)發(fā)現(xiàn)（含相關搜索詞推薦和相關文檔推薦）及智能推送等。

　　智能檢索的應用提升了檔案檢索的查全率與查準率，縮短了檔案利用者獲取所需檔案的時間，同時也讓檢索突破文本級檢索限制，通過語音識別、圖像識別、人臉識別等模式識別技術實現(xiàn)對聲像檔案的快速檢索，從而實現(xiàn)多媒體檔案資源檢索功能。

　?、軝n案智能利用：

　　檔案智能利用主要指借助模式識別、機器學習、專家系統(tǒng)及自然語言處理等技術，實現(xiàn)檔案資源高層次開發(fā)利用、檔案潛在利用價值深度挖掘。

　　隨著智慧檔案管理和智慧檔案服務等新需求的出現(xiàn)，人工智能技術也開始被運用于檔案資源開發(fā)以提供利用服務。我們可以通過鍛煉機器的學習能力彌補傳統(tǒng)OCR識別技術識別誤差大、效率低的問題，從而提升檔案轉(zhuǎn)錄工作的精準度和效率，提高檔案工作效率和檔案服務質(zhì)量。

　　3、檔案智能化發(fā)展方向

　?、贁?shù)據(jù)來源：

　　從數(shù)據(jù)來源來看，檔案智能化的數(shù)據(jù)基礎將由單一化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)向多樣化數(shù)據(jù)。對現(xiàn)階段的應用實踐項目分析發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)外檔案智能化案例存在一個共性，即項目均針對某一專門的數(shù)據(jù)來源類型展開。因此，在檔案智能化未來發(fā)展道路上，可以借鑒成功經(jīng)驗，將智能化管理的數(shù)據(jù)來源拓展至更廣的范圍。

　　②技術發(fā)展：

　　從技術發(fā)展來看，檔案智能化的工具將由感知智能技術轉(zhuǎn)向認知智能技術。現(xiàn)階段檔案管理工作中人工智能技術應用以模式識別和機器學習等感知智能技術為主，對于自然語言分析、知識圖譜、專家系統(tǒng)等認知智能技術的應用有待研究。檔案領域可以通過自然語言處理與知識圖譜兩大核心技術構建檔案領域知識圖譜，使機器以此為據(jù)挖掘檔案管理的背后規(guī)律和隱性關系，用于最終的檔案智能識別、智能分類、智能鑒定、智能審查和智能利用等多個方面，實現(xiàn)更深層次的業(yè)務場景落地，也借此推動檔案管理實踐取得實質(zhì)性進展。

　　③應用場景：

　　從應用場景來看，檔案智能化的范圍將由檔案某環(huán)節(jié)智能化轉(zhuǎn)向檔案全流程智能化。人工智能技術在檔案收集、檔案整理、檔案檢索和檔案利用等場景的應用，實現(xiàn)了與檔案業(yè)務緊密結合的可操作性和有效性，滿足了提升效率、降低成本和激活創(chuàng)新能力的應用價值。

　　目前，仍以實現(xiàn)某個或某些檔案環(huán)節(jié)的智能化為主，對發(fā)揮檔案智能化整體效能涉及較少，應探索歸檔文件質(zhì)量監(jiān)測、檔案價值鑒定、元數(shù)據(jù)著錄與管理等待開發(fā)場景。在各環(huán)節(jié)智能化的基礎上，注重整個檔案管理流程整合，努力向檔案全流程智能化邁進。

　?、軈⑴c主體：

　　從參與主體來看，檔案智能化的主體將由單個主體探索轉(zhuǎn)向多元主體協(xié)同參與。檔案智能化涉及主體廣泛復雜且聯(lián)系緊密，任何一個參與主體都發(fā)揮著至關重要的作用，在未來發(fā)展中，檔案管理智能化的實現(xiàn)需要加強多方合作的有效意識；需要構建全方位、多領域的合作體系；需要形成政府引導、高校研發(fā)、企業(yè)落地及其他社會力量參與的基本協(xié)作流程。

　　4、問題及解決方法

　?、賳栴}：

　　失效檔案管理滯后

　　檔案數(shù)字化進度緩慢

　　檔案安全性風險突出

　　檔案標準規(guī)范難以執(zhí)行到位

　　檔案整理工作繁瑣低效

　　檔案保管混亂，查找困難

　?、诮鉀Q辦法：

　　完善檔案管理體系

　　積極推進檔案數(shù)字化工作

　　多層次培訓，打造專業(yè)人才隊伍。

　　加快智能化建設，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)動態(tài)運維

　　5、檔案庫房智能化

　　檔案庫房的智能化建設，是基于系統(tǒng)工程理論下，分解各個子系統(tǒng)的功能，并在建筑環(huán)境支持平臺上集成。智能化建設的重點要兼顧結構設計、系統(tǒng)設計、服務管理等要素，通過優(yōu)化組合構建一個高效、便捷、經(jīng)濟的管理系統(tǒng)。

　　計算機用于檔案的收集管理，可以建立以館藏接收范圍內(nèi)移交單位基本情況數(shù)據(jù)庫為核心的收集工作管理系統(tǒng)。計算機還可以進行檔案的借還管理，檔案信息的自動檢索和自動編目管理等。計算機用于檔案保護工作，可以自動記錄及自動控制檔案庫房的溫濕度，精確復制各種載體的檔案。

　　如果由多臺計算機組成計算機系統(tǒng)，則計算機的功能更為強大。計算機系統(tǒng)可以對檔案館接收的檔案信息進行管理，利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件可以完成接收登記、登錄分類帳目和總目錄、催交、開列收據(jù)或證明等工作。

　　由于計算機技術在處理文字、聲音及圖象等各種信息上有其得天獨厚的優(yōu)越性，因此，檔案管理的自動化檢索，入庫排架及檔案的借閱利用都可以應用計算機系統(tǒng)，同時，我們還可以提高計算機系統(tǒng)對已收集、積累的大量原始、真實的檔案數(shù)據(jù)進行多層次、多角度的綜合分析運算，客觀地顯示檔案管理各項工作的規(guī)律及相互之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而為檔案的理論研究提供客觀、科學的論據(jù)和資料，以及輔助檔案管理單位對檔案管理工作的改革作出科學的決策。

　　檔案計算機管理系統(tǒng)實現(xiàn)后，將極大地提高我們的工作質(zhì)量和服務水平，從而提高檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。