隨著信息技術的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡化的進程進一步加快，檔案管理的信息化建設已經(jīng)成為一個備受關注的熱點。企業(yè)，學校，政府單位等都需要對檔案進行信息化管理，來適應當今社會的信息化、網(wǎng)絡化發(fā)展趨勢。

　　檔案服務平臺為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡。

　　什么是檔案管理系統(tǒng)

　　檔案管理系統(tǒng)，就是通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務系統(tǒng)的文件管理;構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業(yè)務管理基礎，業(yè)務流和數(shù)據(jù)流建立在以服務為模型的系統(tǒng)平臺之上。

　　目前檔案管理存在的問題

　　一、互聯(lián)互通很難實現(xiàn)

　　建設多個業(yè)務系統(tǒng)數(shù)字檔案、或跨地域跨部門的大型企事業(yè)單位的各個分支容易形成“信息孤島”，難以打破不同地域、不同系統(tǒng)的壁壘與界限，信息共享率低，難以實現(xiàn)整體數(shù)據(jù)展示與分析。

　　二、數(shù)據(jù)質量難把控

　　傳統(tǒng)檔案管理人員專業(yè)度參差不齊，在不同分公司、不同部門、不同地域的管理上或多或少存在差異，不同的情況導致檔案數(shù)據(jù)質量難以保證，不易實現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調配。

　　三、使用效率難以提高

　　傳統(tǒng)檔案借閱及查詢調取耗費時間長且無法實現(xiàn)全文檢索，降低了使用效率；沒有互通互聯(lián)的檔案更新頻率也不及智能檔案快，這使得眾多值得借鑒的歷史數(shù)據(jù)的復用程度降低，削弱了檔案保存的重要意義。

　　四、存調成本難控制

　　傳統(tǒng)檔案保存浪費大量的紙張、空間，其調取與還回的過程中又耗費大量時間與精力，導致檔案的存調成本高，難控制。

　　五、儲存環(huán)境難掌控

　　傳統(tǒng)檔案的制成材料、溫度、濕度、光線、污染物都會對檔案“壽命”的長短起著至關重要的作用，而這些自然因素是比較難以掌控的。

　　從以上提到的幾點來看，檔案管理還存在許多問題，如果不去解決，雖然沒有特別實質的影響，但還是會帶來很多不便。相反，如果解決好了檔案管理這個問題，那么工作的各個方面都能得到提升。

　　檔案管理軟件的作用

　　（一）提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源。

　　如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　檔案相關文件輸出時也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省了人力和時間。

　　（二）能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。

　　檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

　　同時，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等功能。

　　（三）更好地實現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。

　　在查檔人員進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。

　　選擇合適的檔案服務平臺管理軟件

　　集中整理文檔、協(xié)同在線操作、多級權限管理、水印、禁止復制、支持設置獨立域名

　　數(shù)字化檔案管理平臺

　　2020年6月20日修訂通過的《中華人民共和國檔案法》提出“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。

　　組織在日常檔案管理中存在著多項挑戰(zhàn)

　　檔案收集難：檔案分散在不同系統(tǒng)及部門，收集不及時。

　　檔案整理難：手動整理檔案工作量大，耗時長，易出錯。

　　檔案鑒定難：檔案的鑒定、銷毀步驟復雜，評定程序繁瑣。

　　檔案檢索難：檔案模糊、記錄缺失等，導致檢索困難，影響決策。

　　檔案借閱難：檔案查找困難、借出狀態(tài)無法準確及時掌握、檔案資料往往只有一份，無法實現(xiàn)多人同時借閱。

　　軟數(shù)字化檔案管理平臺，融合了新的《檔案法》及國家最新的檔案管理規(guī)定，提供檔案的全生命周期管理，支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等全過程，助力組織完成電子檔案標準規(guī)范體系建設。

　　數(shù)字化檔案管理平臺的核心亮點

　　檔案的全生命周期管理：與流程相結合，實現(xiàn)檔案收集、整理、利用、鑒定、銷毀的全生命周期管理。

　　全面支持信創(chuàng)適配：支持全要素信創(chuàng)基礎環(huán)境，滿足信創(chuàng)各項指標要求。

　　檔案修復：采用基于人工智能深度學習的超分辨率重建算法，修復電子檔案中因原始檔案老化、破損、霉斑、退色等原因造成的檔案模糊問題，最大限度還原檔案原貌和視覺效果的增強。

　　文字識別：采用ICR技術自動提取檔案文本信息。

　　100%歸檔：多種方式渠道獲取檔案，實現(xiàn)電子檔案的100%歸檔。

　　全文檢索：支持類型檢索、關鍵字檢索、高級檢索等多種檢索方式，實現(xiàn)檔案全文檢索，全面提高檔案利用效率。

　　檔案防篡改：對接多家電子印章產(chǎn)品，多層加密，防止篡改。

　　可視化配置：與各類OA、HRM、ERP、CRM等系統(tǒng)方便集成，靈活定義界面、表單、流程、權限、元數(shù)據(jù)等。

　　檔案收集

　　系統(tǒng)提供多種檔案歸檔收集方式，包括：手工收集、線上收集、接口收集。

　　手工收集：采用ICR技術精準識別掃描件里的文字，實現(xiàn)掃描文檔信息提取的自動化，減少人工錄入文檔信息的人力成本。

　　線上收集：與業(yè)務場景流程關聯(lián)，自動收集業(yè)務檔案，例如合同、公文、項目等業(yè)務場景中產(chǎn)生的大量文件。

　　接口收集：檔案系統(tǒng)提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供不同開放的數(shù)據(jù)接口供第三方系統(tǒng)進行調用，也可以主動開發(fā)調用其他系統(tǒng)接口。

　　檔案修復

　　采用基于人工智能深度學習的超分辨率重建算法將低分辨率模糊的文字和字符圖像重建為高清晰度的高分辨率圖像，修復電子檔案中因原始檔案老化、破損、霉斑、退色等原因造成的檔案模糊問題，最大限度還原檔案原貌和視覺效果的增強。同時基于AI算法自動給黑白照片和視頻上色，提升照片視頻視覺效果。修復時從備選池中自動提取待修復文件，提升清晰度、分辨率等視覺效果，并自動批量進行修復。

　　檔案整理

　　檔案著錄

　　檔案著錄包括案卷著錄及卷內(nèi)目錄著錄。著錄時采用先著錄案卷信息，后著錄卷內(nèi)目錄的組卷模式。由此，實現(xiàn)對文書、業(yè)務、科技、實物、會計、電子、圖書、聲像等類型檔案的管理。根據(jù)各類檔案信息錄入需求，可自定義檔案分類及各檔案分類著錄項信息。

　　檔案編研

　　將檔案分為大事記和專題檔案兩種編研方式，實現(xiàn)大事記的編寫、維護和查詢，能夠對專題檔案進行瀏覽、維護和目錄打印。同時提供全宗卷樣式中心，實現(xiàn)全宗卷維護、全宗卷瀏覽、全宗卷樣列、樣列維護。

　　檔案利用

　　檔案檢索

　　提供多種檢索方式，如：類型檢索、關鍵字檢索、高級檢索等，同時提供多個版本的同屏查閱功能，可以將多個版本的電子檔同一屏幕上進行查看。

　　檔案借閱

　　用戶可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件加入借閱審批流程。借閱流程統(tǒng)一在線上流轉，支持電子檔案及實體檔案的借出及借閱。管理員可實時跟蹤檔案借閱情況，并更新借閱狀態(tài)，電子檔案到期后會自動收回。申請人可以在我的借閱記錄中查看通過審批的借閱檔案。

　　檔案鑒定及銷毀

　　針對到期的檔案數(shù)據(jù)進行開放鑒定、移交鑒定及銷毀鑒定。用戶可以選擇一批次檔案通過鑒定流程完成鑒定業(yè)務，當前置的鑒定流程結束后，系統(tǒng)會自動將鑒定結果為無價值的檔案歸入待銷毀庫，用戶可以直接銷毀，也可以根據(jù)預設的規(guī)則進入回收站，避免因錯誤刪除檔案而導致重大損失。

　　檔案統(tǒng)計

　　對一定時期內(nèi)電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業(yè)務過程工作情況進行統(tǒng)計。

　　安全管控

　　電子簽章及水印加注

　　電子簽章及水印加注：系統(tǒng)整合對接多家電子印章產(chǎn)品，多層加密，防止篡改。支持添加PDF水印，防止用戶對檔案附件隨意修改、截屏、拍照、盜取數(shù)據(jù)信息及下載后二次利用。

　　審計管理

　　具備分級授權管理的機制，滿足“三員分立”權限管理。隨時記錄用戶訪問、存取、使用電子檔案的行為和信息，杜絕隨意更改，加大安全把控。

　　密碼認證保障

　　針對檔案數(shù)據(jù)的信息保密需求，提供全網(wǎng)統(tǒng)一的身份認證和訪問控制手段以確保登錄用戶合法性。

　　對于目前的各方面智能化的社會來說，檔案的現(xiàn)代化管理的重要性不言而喻，而且想要實現(xiàn)也并非難事。所以最重要的問題就是如何用最好的方式來最有效地實現(xiàn)，這里只是分享了一個工具軟件助力實現(xiàn)，但真正的選擇還是要根據(jù)實際的需求出發(fā)，選擇最適合的。