整理檔案目錄

一）檔號(hào)編制原則

檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔案的編制應(yīng)遵循以下原則：

1、唯一性原則；2、合理性原則；3、穩(wěn)定性原則；4、擴(kuò)充性原則；5、簡(jiǎn)單性原則。

（二）檔號(hào)的結(jié)構(gòu)

根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。

（三）檔號(hào)的編制方法

1、全宗號(hào)的編制方法

全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類(lèi)全宗的順序號(hào)。

2、案卷目錄號(hào)的編制方法

案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專(zhuān)題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

3、類(lèi)別號(hào)的編制方法

類(lèi)別號(hào)由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類(lèi)別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)，在一個(gè)檔案館（室）內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類(lèi)別號(hào)。

4、項(xiàng)目號(hào)的編制方法

項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門(mén)編制的項(xiàng)目代號(hào)。

5、案卷號(hào)的編制方法

案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

6、件號(hào)的編制方法

件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單位裝訂編號(hào)，每個(gè)案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個(gè)類(lèi)目下的文件按排列次序流水編號(hào)。

7、頁(yè)（張）號(hào)編制方法

頁(yè)（張）號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，卷內(nèi)文件各頁(yè)（張）按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類(lèi)型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類(lèi)方案中的一級(jí)類(lèi)目為單位編制的分類(lèi)目錄，在實(shí)際工作中，大多采用第二種。

檔案目錄索引怎樣去做?怎樣整理檔案？

先把的收集的文檔整理一遍，然后分好類(lèi)，再按時(shí)間或文號(hào)順序排列，按每收集打印頁(yè)碼，按順序填寫(xiě)目錄，最后裝訂成冊(cè)，把每本檔案編號(hào)歸檔即可了。

會(huì)計(jì)檔案整理歸檔方法

會(huì)計(jì)檔案整理歸檔方法

1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成的本來(lái)狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

2、“件”含義

(1)單份文件，一份文件為一件;

(2)正件與附件合為一件;

(3)來(lái)文與復(fù)文(請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函)合為一件;

(4)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要成套性材料每次(期)為一件;

(5)各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)(本)為一件。

3、分類(lèi)

按年度——保管期限(永久、長(zhǎng)期、短期)進(jìn)行分類(lèi)整理歸檔。

4、編制頁(yè)碼：原則上保留歸檔文件本身的頁(yè)碼，如文件本身沒(méi)編頁(yè)碼的應(yīng)編制頁(yè)碼，或者文件有增加的，應(yīng)補(bǔ)充頁(yè)碼，用打碼機(jī)或黑色的墨水筆填寫(xiě)都可以。歸檔文件整理方法5、蓋章編號(hào)

(1)歸檔文件應(yīng)按分類(lèi)方法逐件在首頁(yè)上方的空白處加蓋檔案章，并填寫(xiě)檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。

檔案章格式：

(2)檔案章的`項(xiàng)目及填寫(xiě)內(nèi)容：

件號(hào)：文件的順序號(hào)。年度、保管期限(永久、長(zhǎng)期、短期)編制1 個(gè)流水號(hào)，每年斷號(hào)。

年度：填寫(xiě)文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：“2000”

保管期限：歸檔文件保管期限的名稱(chēng)。如：“永久” 注:在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒(méi)及時(shí)歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。

5、裝盒及填寫(xiě)盒內(nèi)備考表

(1)歸檔文件編號(hào)后。按照年度、保管期限、編號(hào)順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個(gè)盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項(xiàng)內(nèi)容。盒號(hào)暫不要編。

(2)填寫(xiě)盒內(nèi)備考表。

盒內(nèi)情況說(shuō)明：主要填寫(xiě)本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等需要說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可不用填寫(xiě); 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名;

檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名; 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

6、填寫(xiě)歸檔文件目錄：(見(jiàn)圖a1歸檔文件目錄式樣)

圖a1 歸檔文件目錄

(1)件號(hào)：編制的流水號(hào);

(2)責(zé)任者：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān);

(3)文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)(沒(méi)有文號(hào)的不用填寫(xiě))

(4)題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒(méi)有標(biāo)題的應(yīng)加擬標(biāo)題，原文標(biāo)題不能說(shuō)明內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題。凡加擬的標(biāo)題都外加“[]”號(hào);(舉例: [關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建檔工作的]補(bǔ)充通知

(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01

(6)頁(yè)數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)數(shù);(注意：正反面)

(7)備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見(jiàn)標(biāo)號(hào);

(8)歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。

7、編寫(xiě)歸檔說(shuō)明

歸檔說(shuō)明的內(nèi)容包括：

(1)單位的名稱(chēng);

(2)單位領(lǐng)導(dǎo)名單及任免時(shí)間;

(3)當(dāng)年的主要工作情況

(4)當(dāng)年檔案歸檔情況。

8、檔案目錄夾的整理(見(jiàn)歸檔文件目錄封面式樣)

按年度——保管期限排列的順序?qū)w檔說(shuō)明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊(cè)，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。

文書(shū)檔案如何整理與編目？

　　文書(shū)檔案整理與編目方法如下：
　　檔案整理的基本方法有兩種：
　　1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi)；組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。
　　2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正件與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。
　　二、文書(shū)材料的整理
　　文書(shū)材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。
　?。ㄒ唬┮园妇頌閱挝徽?br>　　以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。
　　1、分類(lèi)
　　按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，在文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)做好平時(shí)文書(shū)材料收集、分類(lèi)工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文書(shū)材料按以下特征逐項(xiàng)分開(kāi)：
　?。?）分年度：將文書(shū)材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。
　?。?）分保管期限：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按不同的保管期限分開(kāi)。
　?。?）分內(nèi)容（1、分類(lèi)別：將文件材料按立檔單位檔案分類(lèi)方案中確定的一級(jí)類(lèi)目和二級(jí)類(lèi)目分開(kāi)。2、分問(wèn)題：將文書(shū)材料按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題再詳細(xì)分開(kāi)。
　　2、 組合（卷）
　　組合的基本要求：以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使文書(shū)材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問(wèn)題單一，類(lèi)型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。
　　
　　3、 編目
　?。?）卷內(nèi)文書(shū)材料排列
　　卷內(nèi)文書(shū)材料排列前，要對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件要折疊理齊。
　　排列時(shí)，一般結(jié)合文書(shū)材料的形成時(shí)間、重要程度和彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。排列時(shí)，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
　　（2）編頁(yè)號(hào)與蓋檔號(hào)章
　　卷內(nèi)文書(shū)材料排列完畢后，要在文書(shū)材料中有字跡和圖表的頁(yè)面，一頁(yè)編一個(gè)號(hào)，即頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)的位置，正面在右上角，反面在左上角。
　　整卷裝訂的案卷，如果文書(shū)材料與卷盒或者卷皮沒(méi)有裝訂在一起，應(yīng)在第一份文書(shū)材料首頁(yè)的右上方，加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文書(shū)材料首頁(yè)的右上方加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的式樣如圖2所示。填寫(xiě)方法是：
　　全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
　　目錄號(hào)：對(duì)每一本案卷目錄的編號(hào)。
　　案卷號(hào)：對(duì)每一個(gè)案卷所的編號(hào)。
　　件號(hào)：對(duì)案卷中每一份文書(shū)材料的編號(hào)。