檔案整理的質(zhì)量

企業(yè)檔案的質(zhì)量管理

質(zhì)量管理是一種以質(zhì)量為核心的經(jīng)營管理，推行質(zhì)量管理是企業(yè)提高自身素質(zhì)、增強市場競爭力的有效途徑。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其利用效果。檔案質(zhì)量管理的目的就是為了自覺而系統(tǒng)地應用質(zhì)量管理的思想和方法來豐富檔案的管理理論，加強檔案工作的自身建設。

一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點

檔案質(zhì)量管理，是全體檔案人員參加的，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系。其核心是提高檔案工作水平，以保證檔案的質(zhì)量。它具有以下特點：

1.全員參加

檔案全面質(zhì)量管理，要求與檔案形成過程有關的所有人員，樹立“檔案質(zhì)量、人人有責”的觀念，嚴格按照法律法規(guī)及有關標準和要求，共同完成文件材料的立卷歸檔和檔案管理工作。保證電子文檔的及時傳輸和及時歸檔。

2.全過程控制

從公文起草、項目的立項、審核、開工、竣工到檔案的收集、整理、歸檔、編研到開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理。

3.科學的手段

采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學技術和現(xiàn)代管理科學來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、檔案質(zhì)量管理對人員的要求

1.牢固樹立檔案質(zhì)量意識

檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關系。其中，最為關鍵的就是領導者的檔案質(zhì)量意識，領導者要認清檔案管理的重要性，重視本單位檔案網(wǎng)絡信息化、數(shù)字化建設，本單位的檔案質(zhì)量管理才能順利開展。因此，每個從事檔案工作的人員，特別是各級領導必須牢固樹立檔案質(zhì)量管理意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量的不斷提高。

2.不斷提高檔案人員的素質(zhì)

良好的政治思想和業(yè)務素質(zhì)是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的服務意識和無私奉獻的.精神。同時，檔案工作也是一項業(yè)務性較強的工作，檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，對檔案質(zhì)量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務學習。此外，領導要給從事專、兼職檔案工作的人員制訂學習培訓的計劃，創(chuàng)造業(yè)務交流的機會，使他們的業(yè)務水平能更好地達到檔案質(zhì)量管理的要求。

三、加強檔案質(zhì)量管理的措施

1.建立健全各項檔案規(guī)章制度

建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度，制定檔案管理工作的標準規(guī)范，使之規(guī)范化、流程化，并且以程序圖、系統(tǒng)圖、網(wǎng)絡圖等形式，把它們形象、直觀地呈現(xiàn)出來。從事檔案工作的人員必須嚴格遵守各項管理制度和崗位責任制。

2.加強檔案質(zhì)量的“過程控制”

檔案工作的形成、積累、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等各個環(huán)節(jié)是一個有機的整體，是由多個部門、多個人員共同完成的。任何一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量勢必影響下一個環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。檔案質(zhì)量管理就是把檔案管理的重點從“事后把關”轉(zhuǎn)移到“事前預防”上來，從管結果變成管過程，實行“預防為主、防患于未然”，只有這樣才能切實提高檔案質(zhì)量管理水平。

3.積極推進企業(yè)檔案管理信息化

企業(yè)檔案管理信息化是指在企業(yè)檔案管理活動中，全面應用現(xiàn)代信息技術，對企業(yè)檔案信息資源進行有效采集、管理和提供利用服務。信息化可以對信息資源進行有效控制，使企業(yè)實現(xiàn)對檔案信息的高效管理，真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務。

4.加強對信息的反饋控制

企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的信息反饋是指信息化系統(tǒng)輸出的檔案信息，經(jīng)過與外部環(huán)境作用后，其輸出效果返回信息化系統(tǒng)，并由此引起各項工作內(nèi)容和規(guī)章制度的調(diào)整。反饋信息的獲取渠道如下：

①建立網(wǎng)上預約登記制度。通過技術手段及時記錄利用者對信息資源的訪問情況，檔案系統(tǒng)部門可以系統(tǒng)全面地了解利用者對檔案材料的借閱情況。

②通過直接走訪或者內(nèi)部網(wǎng)絡向“用戶”發(fā)放檔案利用情況調(diào)查表，了解對各種提供利用方式的滿意度及對檔案部門各種規(guī)章制度的意見和建議。

做好檔案信息的反饋控制必然能夠使檔案管理更加完善、科學。

總之，必須樹立質(zhì)量第一的思想，把質(zhì)量意識嚴格貫穿于檔案工作的始終。建立一套科學、完善的管理思路和方法，并借助信息化的手段把質(zhì)量管理的思路應用到檔案管理中來，才能使檔案質(zhì)量管理水平邁上一個新的臺階，才能更好地助力于企業(yè)的發(fā)展。

檔案整理的基本要求

檔案整理的基本要求

歸檔材料應當齊全、完整、優(yōu)化
齊全是指門類齊全，不論是內(nèi)容還是載體
完整是指歸檔的材料要完整、不缺損
優(yōu)化是指僅在數(shù)量充分的基礎上要求質(zhì)量優(yōu)化，具有特色
加強檔案調(diào)查和指導
各機關、團體和企業(yè)事業(yè)單位的檔案機構依法統(tǒng)一管理本單位的檔案，一方面負責對本單位各部門文件材料收集、整理、歸檔工作進行業(yè)務指導，對所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督、指導；另一方面，檔案管理部門要采取多種措施，通過各種途徑大力加強調(diào)查，強化征集民間特色檔案，促進檔案資源建設，以豐富館藏內(nèi)容，改善館藏結構，將應接收的檔案及時接收進館。
保持全宗不可分散性
全宗就是一個立黨單位形成的全部檔案，一個單位的各項活動是密切聯(lián)系的，因此在活動中形成的各種文件材料也必然存在著固有的聯(lián)系。為了確保文件的完整，在收集檔案時必須堅持全宗不可分散的原則，一個單位所形成的檔案應集中到一個檔案室，不能人為地分散處理。
加強檔案工作的標準化
檔案載體和書寫材料應當符合檔案保護和裝訂的要求。應當使用符合耐久性要求的書寫材料，嚴禁使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等非耐久性書寫材料。歸檔材料中有電子文件的，應當與相應的紙質(zhì)文件一并存檔。

如何整理檔案

檔案整理

一、檔案整理概述

檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務中的基礎環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

（一）檔案整理的類型

檔案整理可以分為以下三種類型：

1．系統(tǒng)排列和編目；2．局部調(diào)整；3．全過程整理

（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟

檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內(nèi)容和成份進行科學分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構成一個有機聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

（三）檔案整理的原則

檔案整理工作應該按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

1．保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。

2．充分利用原有的整理基礎

充分利用原有的整理基礎，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎”。

3．便于檔案的保管和利用

便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。

二、全宗

（一）全宗的概念

全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機關的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。

（二）立檔單位及其構成條件

立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

1.可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；

2.是一個的會計單位或經(jīng)濟核算單位，獨立編制預算；

3.設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補充條件。

（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響

1.政權更迭的全宗處理

2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

3.?立檔單位其他變化情況的全宗處理

（四）全宗的補充形式

1．聯(lián)合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

（五）判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對于那些沒有標明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進行考證，綜合判定其所屬全宗。

三、全宗內(nèi)檔案的分類

（一）分類的基本要求

全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。

分類應遵循以下基本要求：

1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

（二）常用的分類方法

檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點的標準和根據(jù)，也稱“分類標準”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

1．年度分類法；2．組織機構分類法；3．問題分類法；4．門類分類法

（三）分類方案的編制

所謂分類方案，就是標列各個層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實際情況修訂和完善。

1.機關全宗分類方案的編制

機關全宗分類方案的編制，應以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結合檔案內(nèi)容和載體形式特點，進行科學分類。機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。

2.?企業(yè)全宗分類方案的編制

根據(jù)國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、產(chǎn)品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設一級類目。

四、檔號和案卷目錄的編制

（一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循以下原則：

1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．擴充性原則；5．簡單性原則。

（二）檔號的結構

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結構分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結構。

（三）檔號的編制方法

1.全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。

2.案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數(shù)字標識，應根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置。

3.類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應有重復的類別號。

4.項目號的編制方法

項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。

5.案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應編一個流水順序號。

6.件號的編制方法

件號用阿拉伯數(shù)字標識，不應有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7.頁（張）號的編制方法

頁（張）號用阿拉伯數(shù)字標識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。