目前，大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì) 為主，傳統(tǒng)的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本 高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們?nèi)找?增長(zhǎng)的對(duì)信息資源的需求。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸 在各個(gè)領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的條件已 日趨成熟。伴隨紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)步伐的加快，將引 領(lǐng)檔案管理工作步入一個(gè)全新的發(fā)展階段。

一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的定義及優(yōu)勢(shì)

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，即通過(guò)數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換等手 段，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，形成紙質(zhì)檔案全文數(shù) 據(jù)庫(kù)的過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描 技術(shù).OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技 術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔 案信息形態(tài)，它把紙質(zhì)載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)宇化 的檔案信息，以數(shù)字化的形式加以存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式 互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié) 構(gòu)的檔案信息庫(kù)，能夠及時(shí)提供利用，有效實(shí)現(xiàn)資源共 享。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是順應(yīng)時(shí)代潮流、適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展 的有力舉措.在實(shí)際工作中它有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。

（一） 能減少管理的成本費(fèi)用。紙質(zhì)檔案管理各方 面的要求都較高，檔案庫(kù)房除需配備空調(diào)、去濕機(jī)、滅 火器等設(shè)備外，還要達(dá)到“八防”標(biāo)準(zhǔn)。另外，要做好紙 質(zhì)檔案管理工作，還需要投入大量的人力、物力和財(cái) 力，管理成本相對(duì)較高。而檔案數(shù)字化使傳統(tǒng)的以紙質(zhì) 為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保 管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間.而且查閱起來(lái)極為方便快 捷。

（二） 能增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)。通過(guò)數(shù)字化錄入、 電子檔案建立以及信息化管理，可以替代原件使用，減 少紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，有效保護(hù)原始檔案，延長(zhǎng)其使 用壽命，還可杜絕在査閱檔案過(guò)程中可能發(fā)生的抽取、 撤換、涂改檔案材料等現(xiàn)象的發(fā)生。另外，將紙制檔案 轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用將更加安全。尤 其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其 更好的保護(hù)。紙質(zhì)檔案在數(shù)字化后，將來(lái)的整理、編冃、 統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開(kāi)發(fā)等各項(xiàng)工作，都可不再動(dòng)用原始 檔案，從而大大減少了對(duì)檔案的各種人為損害或自然 侵害，有利保障檔案的安全。

（三） 能有效提高工作的效率。釆用新的方式方法， 應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)從手工檢索到計(jì)算機(jī)檢索的 轉(zhuǎn)變，省去了逐卷逐頁(yè)査找的時(shí)間，有利于準(zhǔn)確査找到 所需的檔案材料，減少了許多中間環(huán)節(jié)和勞動(dòng)強(qiáng)度，大 幅度地提高了工作效率。

（四） 能改進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)利用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃 描技術(shù)的發(fā)展，將各種檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案 信息，以數(shù)字化的形式予以存儲(chǔ)，使得檔案利用呈現(xiàn)出 另一片天空，不僅有效地提高了檔案的利用率，而且為 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造了有利的條件。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì) 檔案數(shù)字化，能沖破紙質(zhì)檔案利用的種種局限，使檔案 部門(mén)從封閉走向開(kāi)放,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理共享， 從而為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案數(shù)字化使査詢 檔案資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓利用者做到足不出戶 便可知曉天下大事。

（五）能實(shí)現(xiàn)檔案館（室）同社會(huì)上其他部門(mén)的真正 對(duì)接。在辦公自動(dòng)化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化日益普及的情況 下，社會(huì)上很多部門(mén)已經(jīng)實(shí)行了無(wú)紙辦公和信息的網(wǎng) 絡(luò)傳送。紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，不僅有助于檔案部門(mén)與 其他單位對(duì)接,而且有助于更好地融入社會(huì)，使檔案信 息在更大范圍內(nèi)更好地發(fā)揮作用。

二、 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的任務(wù)，無(wú)法 一步到位，要突出重點(diǎn)，分步實(shí)施，穩(wěn)步推進(jìn)。紙質(zhì)檔案 専字化應(yīng)遵循“開(kāi)放性、搶救性、重點(diǎn)性、共享性”原則， 以便于提供利用和確保實(shí)體檔案安全為前提。屬于永 久或長(zhǎng)期保存的，以紙質(zhì)為載體的檔案，包括文書(shū)檔 案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，均應(yīng)列入數(shù)字化 加工的范圍。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有兩種：第一種是 通過(guò)計(jì)算機(jī)人工錄入或通過(guò)掃描儀掃描由字符識(shí)別軟 件（OCR）識(shí)別，制成文本文件；第二種是將檔案原文的 每一頁(yè)看成是一張圖片.不管上面具體是什么內(nèi)容，由 掃描儀按頁(yè)掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。第一種方式占 據(jù)空間小,是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但會(huì)暴露 出如下致命弱點(diǎn)：用OCR字符識(shí)別的準(zhǔn)確率低；若采 用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時(shí)還不 能迅速勝任此項(xiàng)工作，差錯(cuò)率大且核對(duì)困難。而第二種 方式實(shí)現(xiàn)則較為容易，一般檔案工作人員只需稍加培 訓(xùn)，即可操作，且工作可量化，差錯(cuò)率相對(duì)較低，即便有 一些錯(cuò)掃、漏掃等.也能很快被發(fā)現(xiàn)及糾正。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、 檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、 數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等,填寫(xiě)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程交 接單》,詳細(xì)記錄每個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況和責(zé)任人。具體 步驟：檔案調(diào)卷-+整理核對(duì)—目錄數(shù)據(jù)修改一》原件拆 卷—檔案掃描一數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及合并—光盤(pán)刻錄—數(shù)據(jù)掛 接（關(guān)聯(lián)）—原件裝訂—完整歸還—數(shù)據(jù)檢査。

三、 加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的建議

（一）要搞好數(shù)字化軟硬件設(shè)施的配置。在推進(jìn)紙 質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，硬件是數(shù)字化的基礎(chǔ)，配 備必要的硬件設(shè)施、設(shè)備是紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)必不 可少的。軟件方面，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)起到“領(lǐng)頭羊” 的突出作用，通過(guò)“三個(gè)統(tǒng)一”即：統(tǒng)一開(kāi)發(fā)軟件，統(tǒng)一。