在全球數(shù)字化轉(zhuǎn)型加速推進(jìn)的時(shí)代背景下，檔案管理領(lǐng)域正經(jīng)歷著從傳統(tǒng)模式向電子化、智能化方向的深刻變革。海南，作為中國最年輕的省份和最大的經(jīng)濟(jì)特區(qū)，近年來在自由貿(mào)易港建設(shè)的宏偉藍(lán)圖下，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)出蓬勃態(tài)勢，各類檔案資源也隨之快速積累。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式在存儲(chǔ)空間占用、檢索效率、信息共享等方面的局限性日益凸顯，難以滿足海南現(xiàn)代化治理與高速發(fā)展的需求。檔案電子化掃描則是環(huán)節(jié)這些難題的重要手段。

　　海南檔案電子化掃描的重要作用和意義包括：

　　檔案整理數(shù)字化的意義是查詢方便，保存數(shù)據(jù)大，節(jié)約庫房和成本，傳輸檔案數(shù)據(jù)資料便捷快速，從而提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理無紙化，網(wǎng)絡(luò)化。

　　第一，提高經(jīng)濟(jì)效益過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　第二，提高辦公效率數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　第三，增強(qiáng)檔案原件保護(hù)將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　海南檔案電子化掃描的具體內(nèi)容：

　　1、掃描方式(掃描前必須準(zhǔn)備一臺(tái)專業(yè)的平板掃描儀)根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀，如：

　　(1)工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描;

　　(2)普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描;

　　(3)紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)采用高速掃描儀的平板掃描;

　　(4)紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描;

　　(5)對(duì)文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時(shí)，將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描;

　　2、掃描模式(紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式)

　　(1)頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式;

　　(2)頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式(因情況而定);

　　(3)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　(1)采用黑白、256級(jí)灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI;

　　(2)采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI;(以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格紙張酌情處理)

　　(3)掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對(duì)比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整;

　　(4)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率;反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn);

　　(5)粘貼折頁與表格，對(duì)于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接;對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決;對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數(shù)。核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。