深圳市是我國的經(jīng)濟特區(qū)之一，是全國的經(jīng)濟中心城市、科技創(chuàng)新中心、區(qū)域金融中心、商貿(mào)物流中心，粵港澳大灣區(qū)中心城市之一。深圳地處粵東蓮花山脈的余脈邊緣地區(qū)，是以丘陵、臺地、平原為主的綜合地貌區(qū)。深圳屬亞熱帶季風(fēng)氣候，全年溫暖濕潤。深圳市歷史悠久，早在六七千年前新石器時代，已有原始人類足跡。因此，在長久的發(fā)展歷程中，深圳市積累了較為豐富且獨特的檔案資源，其中不乏一些對于社會發(fā)展和建設(shè)有著很大助益的重要檔案信息資源。隨著信息技術(shù)水平的不斷發(fā)展和進步，深圳市積極開展檔案整理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

　　深圳檔案整理數(shù)字化工作的重點環(huán)節(jié)：

　　第一，檔案數(shù)字化管理：數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程閱檔。系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

　　第二，檔案數(shù)字化采集：從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

　　第三，檔案數(shù)字化查閱：以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán);閱檔過程進行詳細的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

　　深圳檔案整理數(shù)字化工作開展的重要意義：

　　1.改善檔案管理效率，滿足科學(xué)管理要求積極改善檔案管理效率，可以顯著提升信息應(yīng)用水平，從而改善單位組織架構(gòu)，推動工作成果，這都是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要目標。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，大多數(shù)管理工作都需要人工來完成，包括資料的收集、整理、分類管理等。在信息化時代背景下，通過數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為信息資源錄入到計算機中，可以隨時進行信息的調(diào)取，做好內(nèi)容的分析與篩選，從而為便利地進行信息查詢、檢索提供方便，有效降低了檔案管理的負擔(dān)，提升了科學(xué)管理的效果。

　　2.借助備份原件的方式強化檔案保管效果借助及時備份原件的方式有助于更好滿足原件管理的需要。目前，我國各機關(guān)事業(yè)單位與企業(yè)對于檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)有了一定程度的認識，大部分單位都采取了數(shù)字化改革模式，但是對于庫房的整體管理還存在一些問題。庫房條件差、老舊小的問題依然存在，不但沒辦法對檔案管理做好保護措施的改進，同時也存在反復(fù)查閱與復(fù)印過程中的檔案原件磨損等問題。另外，檔案資料使用時還會存在一些丟失、破損的風(fēng)險。在原件管理過程中，可以與數(shù)字化信息進行分離，數(shù)字化信息能夠高效應(yīng)用且不會丟失，從而實現(xiàn)了強化檔案保管的效果。除此之外，原件存在多種不同的存在形式，對于原件本身也具有一定的保護，可以達到分散風(fēng)險的效果。

　　綜上所述，深圳檔案整理數(shù)字化工作的開展，對于檔案數(shù)字化相關(guān)機構(gòu)有著十分重要的作用，不僅可以提升檔案管理效率，還能夠在很大程度上促進檔案利用服務(wù)的發(fā)展，使得社會大眾對于檔案的利用更加便捷、迅速。