玉溪市隸屬于我國云南省，位于云貴高原西南部、云南省中部，北接省會昆明，西南臨近普洱市。玉溪是自然和歷史的博物館，自然景觀與多元文化并存，現(xiàn)代文明與歷史遺存交相輝映。與此同時，玉溪市區(qū)位優(yōu)勢突出，是連接南亞東南亞的重要節(jié)點(diǎn)，公路交通網(wǎng)縱橫交錯，擁有5座火車站、6座鐵路貨運(yùn)站。在此背景下，玉溪市在多樣化的發(fā)展過程中留存了各類重要檔案信息資源。為了更好地存儲、利用這些檔案文件，檔案整理工作的開展必不可少。因此，隨著相關(guān)需求的不斷增加，玉溪檔案整理服務(wù)公司陸續(xù)出現(xiàn)。

　　玉溪檔案整理服務(wù)公司開展檔案整理服務(wù)的主要過程：

　　1.剔除不歸檔的文件材料。收集來的文件材料并不是每一份都需要?dú)w檔，要糾正兩種錯誤認(rèn)識，一是有文必檔，二是紅頭文件(上級來文)都要?dú)w檔。需要認(rèn)真學(xué)習(xí)國家相關(guān)規(guī)定，按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要?dú)w檔的文件材料。

　　機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：

　　(1)反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料;

　　(2)機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料;

　　(3)本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料;下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料;

　　(4)其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料(行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個人權(quán)益等方面的文件材料)。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　　(1)上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料;任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件;供工作參考的抄件;征求意見未定稿的文件等。

　　(2)本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件;無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件;一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿;無特殊保存價值的信封;不需辦理的一般性人民來信、電話記錄;機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等;本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料;為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　　(3)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。

　　(4)下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

　　2.將不同年度的文件材料分開存放。文書檔案是按年度進(jìn)行整理的，如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理，那么首先要將各年度的文件材料分開歸類，同一個年度的文件材料放在一起，整理的過程中注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)一般以文件形成日期為準(zhǔn);

　　(2)計劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度;

　　(3)跨年度形成的會議材料歸閉幕年;

　　(4)幾份文件作為一件時，“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

　　3.排列歸檔文件的先后順序。

　　(1)件內(nèi)文件排序。歸檔文件排序時，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;原件在前，復(fù)制件在后;不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后;正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　(2)歸檔文件的先后順序

　?、贇w檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。②歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。③同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。④會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　4.編寫頁碼

　　(1)紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

　　(2)頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　(3)文件材料已印制成冊并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　綜上，只有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對檔案文件進(jìn)行整理排序，才能更加有利于檔案的管理。利用和查詢等一系列工作的開展。